合同订单评审控制程序

合同订单评审控制程序

文件编号：‎ 版本：A.9‎ 东莞xxxx科技有限公司 编制部门：PMC部 修订日期：2016-3-21‎ 合同订单评审控制程序 页数：第 11 页 共 11 页 东莞xx科技有限公司 ‎ 标题：合同订单评审控制程序 ‎□质量 □环境 □健康安全 ■通用 体系 二 级文件 文件编号：‎ 版本：A.9‎ 生效日期：2017-07-03‎ 页数：7页 编制部门 业务/PMC部 编制 吴 燚 批准 同化周 文件会签表 部门 会签人 职务 部门 会签人 职务 市场部 财务部 物流部 业务/PMC部 研发部 采购部 工程部 总装分厂 品质部 钣金分厂 人力资源部 温控分厂 设备管理部 结构分厂 文件修订履历管理 版本/ 版次 更改内容摘要 更改 章节号 优化人 实施 日期 ‎　‎ ‎　‎ ‎　‎ 分发单位 市场部 物流部 品质部 采购部 业务/PMC 工程部 人资部 研发部 财务部 设备管理部 总装分厂 钣金分厂 温控分厂 结构分厂 文件编号：‎ 版本：A.9‎ 东莞xxxx科技有限公司 编制部门：PMC部 修订日期：2016-3-21‎ 合同订单评审控制程序 页数：第 11 页 共 11 页 分发份数 文件编号：‎ 版本：A.9‎ 东莞xxxx科技有限公司 编制部门：PMC部 修订日期：2016-3-21‎ 合同订单评审控制程序 页数：第 11 页 共 11 页 ‎1.0目的 ‎1.1公司在接到新的合同时能满足客户的需求。‎ ‎1.2公司在接到新的订单时能满足客户对产品及服务的质量、规格、数量及交期等要求。‎ ‎1.3 接收新订单同时，控制公司呆滞物料的产生及成品库存积压。‎ ‎2.0范围 适用于公司接到所有合同和订单的处理以及内部研发订单的处理，以及所有在制订单工艺、物料、生产等的反馈。‎ ‎3.0定义 ‎3.1 试制订单 ‎3.1.1客户研发部门所试做的样品或少量试产的订单，以客户下单时的类别为依据。‎ ‎3.1.2内部研发部门订单的需求。‎ ‎3.1.3客户下单编码为99开头订单数量少于5PCS为试制NPI订单。‎ ‎3.2 批量订单：客户所下的批量订单或批量预测订单，以客户下单时的类别为依据。产品一般有客户编码。‎ ‎3.3 自主产品订单：指针对我司自主品牌产品所收到的订单。‎ ‎4.0职责 ‎4.1总经理或其委托人：对合同和批量订单进行审核、签认。‎ ‎4.2 PMC部：‎ ‎4.2.1负责接收、处理回复客户，与客户进行商务沟通以同时满足客户需求和公司利益。‎ ‎4.2.2对订单进行评审、签认。‎ ‎4.3 市场部：负责对接收、处理回复我司自主品牌客户，与客户进行商务沟通以同时满足客户需求和公司利益。厂内订单与PMC接口。‎ ‎4.4 PMC部、工程部、生产部、品质部: 负责对订单的评审、会签。‎ 文件编号：‎ 版本：A.9‎ 东莞xxxx科技有限公司 编制部门：PMC部 修订日期：2016-3-21‎ 合同订单评审控制程序 页数：第 11 页 共 11 页 ‎5.0输入 ‎5.1客户原始合同/订单 ‎6.0输出 ‎6.1客户信息 ‎6.2评审并会签的订单新增通知单 ‎6.3附件表单 ‎6.4 销售合同评审记录 ‎7.0工作流程图 ‎7.1工作流程图 文件编号：‎ 版本：A.9‎ 东莞xxxx科技有限公司 编制部门：PMC部 修订日期：2016-3-21‎ 合同订单评审控制程序 页数：第 11 页 共 11 页 客户订单变更信息接收 客户合同订单接收 ‎ 003 012‎ 合同外备货申请 变更内容确认 ‎001‎ 非自主产品订单 自主产品订单 ‎ ‎ 审批 订单号码变更 订单取消 订单数量变更 销售合同签订 ‎ 004 013 015 016‎ 合同审查 内部订单申请 ‎ 002 007‎ ‎ 005‎ 录入订单总表 物料统计 ‎ 006 017‎ 订单变更通知单 转换成工厂内部订单 反馈客户，确认物料处理意见 ‎ ‎ 008 014‎ ‎ ‎ 内部订单评审 ‎ 009 018 ‎ 订单变更/取消通知单 ‎ ‎ 与客户协调沟通 ‎ 019‎ 能否满足客户 ‎ 010‎ 评审 ‎ N ‎ ‎ 020‎ ‎ Y 文件编号：‎ 版本：A.9‎ 东莞xxxx科技有限公司 编制部门：PMC部 修订日期：2016-3-21‎ 合同订单评审控制程序 页数：第 11 页 共 11 页 审批 ‎ 011‎ 订单签发 ‎ 021‎ ‎ 7.2 工作流程图说明 序号 工序名称 执行者 流程描述 输出 ‎001‎ 合同外备货申请 PMC部 ‎1.了解客户需求并对市场进行充分的调查。‎ ‎2.提出备货申请,跟进客户的书面认同。‎ 经客户认同的备货通知 ‎002‎ 审批 业务员 ‎1.审批，备货申请需经总经理批准。‎ ‎2.转成《订单新增通知单》签发各部门。‎ ‎3.备货订单在途状态定期反馈给客户 ‎ ‎《订单新增通知单》‎ ‎003‎ 客户合同订单接收 业务员 业务员负责接收客户传真、E-Mail或其他形式的采购订单，明确客户相关要求，‎ 客户合同订单 ‎004‎ 销售合同签订 业务员 ‎1.自主产品由业务员根据客户合同订单填写《销售合同评审记录》表 ‎2.组织市场部和财务部进行评审合格后交副总经理批准。‎ ‎3. 公司授权的销售代表与客户共同签订销售合同并生效。‎ ‎《销售合同评审记录》‎ ‎005‎ 内部订单申请 业务员 ‎1业务员根据《销售合同评审记录》填写内部订单申请表。‎ ‎2.组织市场部、研发部、财务部会签评审，由公司（副）总经理批准。‎ ‎3.将内部订单申请表发放至PMC。‎ ‎《内部订单申请单》‎ 文件编号：‎ 版本：A.9‎ 东莞xxxx科技有限公司 编制部门：PMC部 修订日期：2016-3-21‎ 合同订单评审控制程序 页数：第 11 页 共 11 页 ‎006‎ 录入订单总表 业务员 ‎1.业务员根据内部订单申请表，将订单信息录入到订单总表当中。‎ ‎2.业务员每天根据出货数量更新订单总表中的欠数。‎ ‎《订单总表》‎ ‎007‎ 合同审查 PMC经理 ‎1.商务确认 ‎2.交期评估与沟通 无 ‎008‎ 转换成工厂内部订单 业务员 ‎1.确认之前是否有合同外备货，优先对合同外备货予以冲消。‎ ‎2.业务员根据合同订单转换成厂内的工厂订单 ‎《订单消备库通知单》‎ ‎《订单新增通知单》‎ ‎009‎ 内部订单评审 业务员 ‎1.业务员组织PMC、工程、品质、生产对订单内容进行评审会签。‎ ‎2.确认订单加工模式为批量、NPI ‎《订单新增通知单》‎ ‎010‎ 与客户协调沟通 业务员 ‎1.如评审过程中有产生异议，由业务员与客户进行电话或邮件沟通。‎ ‎2.沟通结果如客户同意则以评审结果执行，不同意则业务员需要重新打印订单组织再次进行评审。‎ ‎《订单新增通知单》‎ ‎011‎ 审批 业务员 订单新增通知单由副总经理批准，消备库通知单由PMC总监批准。业务员跟订单在1个工作日内完成审批。‎ ‎《订单消备库通知单》‎ ‎《订单新增通知单》‎ ‎012‎ 客户订单变更信息接收 业务员 由业务员承接客户的书面传真或邮件形式的订单变更信息。‎ 客户变更通知 ‎013‎ 订单号码变更 业务员 只是针对客户原始订单的的订单号进行变更。‎ 无 ‎014‎ 订单变更通知单 业务员 由业务员拟制订单变更通知单，PMC总监批准后签发。‎ ‎《订单变更通知单》‎ ‎015‎ 订单数量变更 业务员 只是针对客户原始订单的的订单数量增或减少。‎ 无 ‎016‎ 订单取消 业务员 客户原始订单取消下单。‎ 无 文件编号：‎ 版本：A.9‎ 东莞xxxx科技有限公司 编制部门：PMC部 修订日期：2016-3-21‎ 合同订单评审控制程序 页数：第 11 页 共 11 页 ‎017‎ 物料统计 业务员 ‎1.当客户订单数量减少或取消时，业务员需要对自制、外协、外购物料进行统计，确认物料是否会产生呆滞。‎ ‎2.当订单数量增加时，要统计物料和生产进度是否能满足客户要求。‎ 物料统计清单 ‎018‎ 反馈客户，确认物料处理意见 业务员 ‎1.业务员将物料和生产度统计结果，以邮件或书面传真形式反馈给客户，并跟客户回复意见。‎ ‎2.当有物料产生呆滞或成本增加时，需跟踪客户以邮件或书面传真形式回复解决方案。‎ ‎3.业务员需将客户回复结果以及影响度评估结果汇报给部门总监。‎ 客户回复的书面文档 ‎019‎ 订单变更/取消通知单 业务员 ‎1.客户变更信息得到PMC总监的口头同意后，业务员拟制《订单变更通知单》《订单取消通知单》。并注明客户的回复意见。‎ ‎《订单变更通知单》‎ ‎《订单取消通知单》‎ ‎020‎ 评审 业务员 ‎1. 组织由业务、物控、采购、生产根据生产进度及物料状况评估客户回复物料处理意见所产生的影响度，并填写处理意见。‎ ‎3. 最终由（副）总经理批准有效。‎ ‎《订单变更通知单》‎ ‎《订单取消通知单》‎ ‎021‎ 订单签发 业务员 ‎1.对审批后的工厂订单加盖公司订单评审章。‎ ‎2.复印件分发给各单位，原件业务组存档。‎ ‎3.订单接收单位需要在《工厂订单发放登记表》中签字确认。‎ ‎《工厂订单发放登记表》‎ ‎ ‎ ‎8.0工作程序 ‎8.1合同审查 ‎ 8.1.1 自主产品订单 a.‎ 文件编号：‎ 版本：A.9‎ 东莞xxxx科技有限公司 编制部门：PMC部 修订日期：2016-3-21‎ 合同订单评审控制程序 页数：第 11 页 共 11 页 ‎ 我司自主品牌产品，市场部人员承接客户合同时，需填写《销售合同评审记录表》，并组织市场部和财务部对销售合同进行评审，如销售合同评审有异常，由市场部负责与客户反馈协调，当与客户达成共识，再次组织市场部和财务部对销售合同进行评审，评审合格后交由公司（副）总经理批准。‎ ‎ b. 销售合同签订，由公司授权的销售代表与客户签订生效。‎ ‎ c.根据《销售合同评审记录表》，填写内部订单申请单，组织市场部、研发部、财务部会签评审，交由公司（副）总经理批准。下发给PMC部，由PMC部转换为厂内订单新增通知单。‎ ‎8.1.2 其他类订单 a. PMC部业务人员承接客户合同时，需对合同进行初步审查，合同审查内容：明了客户需求以及商务条件的确认。‎ b.如果客户有另外或特别的需求,PMC部经理审查公司满足要求的能力,然后报告给总经理或其代理人。‎ c.如果有不能满足客户的需求,PMC部经理应同客户协调出一个合理的要求。‎ d.有不清楚的问题或不确定因素一定要在合同审查上写明,才可以回复客户。‎ e.对任何有不清楚之处的合同（包括其附带条件）都不能签名。‎ ‎8.2订单评审 ‎8.2.1订单接受 PMC部业务员收到客户传真、E-Mail或SCC等发来的预测订单或市场部内部订单申请单后，确认订单和图纸清楚无误，在明确了解客户需求后及时录入电子档《订单总表》中。‎ ‎8.2.2订单审查 a.由PMC部经理在对此订单进行商务处理后，业务员需首先确认此产品是否还有合同外备货，如有，需优先对合同外备货予以冲消，拟制《订单消备库通知单》，由PMC总监批准后发布。业务员在《订单总表》中做好冲消记录。‎ b.如需要投产，业务员将客户订单转换成内部《订单新增通知单》。由业务员组织PMC、工程、品质、生产对订单内容进行评审。如评审过程中，订单类型符合NPI订单，申请部门经理在《订单新增通知单》上NPI勾选框中打“√”， 经PMC总监或公司副总经理批准后，可按试制NPI订单流程执行。‎ ‎8.2.3 订单评审过程中，工程部确认含有特殊专用物料，对产品版本号进行确认及填写。业务员跟进优先此订单评审和签发，最终确保采购部在不超过2个工作日内完成专用物料下单工作。‎ ‎8.2.4 当整个评审过程不能满足客户时，由业务员将初次评审结果以电话或邮件形式与客户沟通，根据协调沟通结果，由业务员重新拟制《订单新增通知单》，并组织PMC、工程、品质、生产再次对订单内容进行评审。‎ ‎8.2.4订单评审要体现其严肃性与有效性。订单评审时用语要规范，用意要表达清楚，完成时间要准确，不允许出现似是而非，不负责任地词语。否则将作为不合格订单评审予以作废，重新评审。‎ 文件编号：‎ 版本：A.9‎ 东莞xxxx科技有限公司 编制部门：PMC部 修订日期：2016-3-21‎ 合同订单评审控制程序 页数：第 11 页 共 11 页 ‎8.3合同变更 ‎ 8.3.1订单号变更:PMC部业务员必须与生产、仓库确认物料是否已入库，确认后在半个工作日下发《订单变更通知单》，由PMC部经理对订单号变更内容进行核准后。各相关部门按《订单变更通知单》做资料更改。‎ ‎ 8.3.2订单数量变更或取消:PMC部业务员接到客户订单数量变更或取消信息后，必须先与内部相关部门确认订单生产进度及物料状况,是否受到影响,并将信息以电话或邮件形式反馈给客户确认。如果变更后产生物料呆滞，业务员需要跟进客户对呆滞物料提出书面的处理意见。收到客户确认变更或取消的邮件后，业务员签发《订单变更通知单》或《订单取消通知单》，并写明物料处理意见。同时由业务、物控、采购、生产根据生产进度及物料状况评估客户回复物料处理意见所产生的影响度，并填写处理意见，由（副）总经理对《订单变更通知单》或《订单取消通知单》核准后下发各部门。‎ ‎8.4合同外备货 ‎8.4.1合同外备货的确定 PMC部在进行订单评审的过程中，充分了解客户的市场需求状况，并和客户采购员进行充分沟通，根据公司内部的状况提出合同外备货的申请，并跟踪客户的书面认同。‎ ‎8.4.2合同外备货的风险评估由PMC部提出资料，总经理做出是否备货的最终决定。‎ ‎8.4.3合同外备货得到公司批准后，商务接口业务员制作《预测订单新增通知单》，订单编号为标注备库区分，并按既定流程进入生产流程。‎ ‎8.4.4合同外备货的反馈 合同外备货的成品由PMC部和客户采购密切沟通，随时反馈给客户采购，使客户采购对公司备货情况随时了解，减少备货的风险。‎ ‎ 8.5 在制定单进度反馈 ‎ 8.5.1 业务员根据客户要求，定期反馈在制订单工艺、物料及生产进度，并以邮件形式发给客户，一般每周反馈一次。‎ ‎8.6订单分发以及客户信息保密 PMC部在对会签完成的《订单新增通知单》、《订单变更通知单》、《订单取消通知单》加盖公司订单评审章，并复印一式四份，只可将复印件分发给PMC部物控组、工程部、生产部、品质部,订单评审原件以及客户传真过的订单原件由本PMC业务部门存档，并放入文件柜上锁专人保管。如其他部门需要查阅订单的，由需求部门填写申请单，PMC经理批准后，由PMC文员复印后下发。分发《订单新增通知单》、《订单变更通知单》、《订单取消通知单》时各接收部门接收人应在PMC部的《工厂订单发放登记表》中签字确认。‎ 文件编号：‎ 版本：A.9‎ 东莞xxxx科技有限公司 编制部门：PMC部 修订日期：2016-3-21‎ 合同订单评审控制程序 页数：第 11 页 共 11 页 ‎ 8.7生产计划安排：生产计划员编制生产计划，安排投产。‎ ‎9.0附件表格和记录 ‎9.1《订单新增通知单》 QP720100-A ‎9.2《订单变更通知单》 QP720100-B ‎9.3《订单取消通知单》 QP720100-C ‎9.4《订单消备库通知单》 QP720100-D ‎9.5《订单总表》 QP720100-I ‎9.6《工厂订单发放登记表》 QP720100-E ‎9.7《销售合同评审记录表》 QP720100-H ‎9.8 《内部订单申请表》 QP720100-F ‎9.9 《预测订单新增通知单》 QP710100-G ‎10.0参考文件及资料 ‎ ‎ 无 ‎