第5章（账务处理系统（上））

第5章（账务处理系统（上））

第 5章 账务处理系统（上） 电算化会计 第5章 账户处理 系统( 上) 上页 下页 返回 为适应计算机管理的需要，将设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿等统称为账务处理，完成账务处理工作的子系统称为账务处理系统。 账务处理系统是电算化会计系统的一个子系统，在个别会计软件系统中也称作总账系统。 账务处理系统就成为电算化会计系统的核心。 学习要点： 1．了解账务处理系统的基本功能和主要模块结构。 2．了解电算化账务处理系统业务流程的特点，掌握电算化账务处理流程与手工账务处理流程的异同。 3．掌握记账凭证的录入、审核、修改、过账等处理环节的关系，学会在软件系统中处理凭证和账簿。 4．了解系统维护的主要工作内容，掌握系统维护技巧。 电算化会计 5．1账务处理系统概述 第5章 账户处理 系统( 上) 上页 下页 返回 账务处理系统具有以下工作特点： （1）账务处理具有很强的综合性。账务处理是以货币作为主要计量单位，综合、全面、系统地反映单位的经济活动和资金运动的状况。 账务处理系统是整个电算化会计系统数据交换的桥梁和纽带。 （2）账务处理必须符合公认的会计准则。要求账务处理系统必须按照财政部规定的会计准则、会计科目、会计报表编制要求等去组织和管理会计信息处理的内容与程序。 电算化会计 5．1．1 账务处理系统的工作特点 ⑤ ⑦ ⑥ ① 原始凭证 (原始凭证汇总表) 记账凭证 (收、付、转) 科目汇总表等 总 账 会计 报表 日记账 明细账 ② ③ ④ ⑥ 图5-1 手工方式下的账务处理流程 第5章 账户处理 系统( 上) 上页 下页 返回 账务处理程序是指从收集、整理原始凭证开始，通过编制或输入记账凭证，登记账簿，并为编制会计报表做好准备的过程。 电算化会计 5．1．2 账务处理程序 1．手工操作方式下的账务处理程序 通常有记账凭证账务处理程序、科目汇总表账务处理程序、汇总记账凭证账务处理程序、日记账账务处理程序等，如图5-1所示： 第5章 账户处理 系统( 上) 上页 下页 返回 电算化会计 5．1．2 账务处理程序 2．电算化处理方式下的账务处理程序 可以在手工处理流程的基础上优化出电算化账务处理流程图，如图5-2所示。 凭证临时文件 审核 转入 登账 输入 凭证主文件 分类 编表 汇总 总账 明细账 日记账 会计报表 对账单 输入 对账文件 对账 调节表 原始凭证 记账凭证 机制凭证 账簿文件 图5-2 电算化账务处理系统数据流程 第5章 账户处理 系统( 上) 上页 下页 返回 电算化会计 5．1．2 账务处理程序 2．电算化处理方式下的账务处理程序 电算化前提下账务处理的具体操作步骤归纳如下： （1）将有关会计凭证（包括由手工输入的记账凭证和由系统自动产生的机制凭证）输入或转入到账务处理系统，并存入临时凭证数据库。 （2）对记账凭证进行审核签字后，进行自动记账处理，形成记账凭证文件和账簿文件，同时按会计科目汇总数据并更新科目汇总文件。 （3）按照设置的输出条件，生成各种正式的总分类账、日记账、明细分类账账簿和科目汇总表。 第5章 账户处理 系统( 上) 上页 下页 返回 电算化会计 5．1．2 账务处理程序 3．电算化账务处理程序与手工账务处理程序的比较 电算化账务处理程序是在手工账务处理程序基础上根据计算机数据处理特点形成的。两者之间的差异表现在： （1）账务处理流程的灵活性不同。 手工方式在一个会计年度内只能产生一种账务处理程序的会计信息。 电算化方式丁可以在一个账务处理系统中完成多种账务处理流程，并能产生多种账务流程下的账簿信息。 （2）会计数据的存储方式有所不同。 手工方式会计数据都保存在纸介质上。 电算化方式中，更多的会计数据被保存在磁介质（计算机硬盘、软盘）或光电介质上。 （3）会计数据与会计信息阅读方式不同。 手工方式，会计数据阅读环境要求不高。 电算化方式下，用户必须借助于计算机程序和会计软件进行阅读.。 第5章 账户处理 系统( 上) 上页 下页 返回 电算化会计 5．1．2 账务处理程序 3．电算化账务处理程序与手工账务处理程序的比较 （4）数据处理起点不同。 手工方式下的账务处理是从原始凭证的填制与审核开始的。 电算化方式下，账务处理过程中输入的可以是原始凭证，也可以是记账凭证或其他子系统自动生成的机制凭证。 （5）会计科目编码体系的严密程度不同。 在电算化方式下必须有一套严密的会计科目编码体系。以便计算机对会计数据的检索、排序、汇总和统计等操作。 （6）会计数据处理过程的规范性不同。 手工方式下，会计数据处理的规范性不高。 在电算化方式下，实现数据在系统规范方式下的标准化处理，使数据变得十分规范。 （7）会计处理结果的正确程度不同。 手工会计数据处理容易发生差错。 电算化后，则可保证在记录、计算、汇总等操作或处理环节的正确性。 第5章 账户处理 系统( 上) 上页 下页 返回 电算化会计 5．2 账务处理系统的主要功能模块 账务处理系统的主要功能模块结构如图5-4所示。 账务处理系统 系 统 初 始 化 凭 证 处 理 账 簿 输 出 出 纳 管 理 往来 部门 等辅 助核 算 系 统 维 护 财务分工 科目设置 初始余额 汇率管理 凭证类型 客户设置 项目设置 凭证录入 凭证修改 凭证查询 凭证审核 凭证汇总 凭证过账 期 末 处 理 结 账 账簿查询 账簿打印 现金、银行存款日记账 银行对账 往来销账 往来账、部门账、项目账输出 自动 转账 调汇 结账 数据 备份 数据 恢复 图5-4 账务处理系统基本功能模块结构 第5章 账户处理 系统( 上) 上页 下页 返回 电算化会计 5．3 记账凭证处理 记账凭证通常作为各项数据进入系统环境的惟一入口。 主要功能包括凭证录入、凭证修改、凭证查询、凭证审核和凭证过账等项。 编制记账凭证通常有两种处理方式： 一是先由手工方式填制记账凭证，审核后再录入到计算机系统内，即所谓的后台处理方式。 二是直接在计算机上根据审核无误的原始凭证编制录入记账凭证，即所谓的前台处理方式。 5．3 ．1记账凭证录入 第5章 账户处理 系统( 上) 上页 下页 返回 电算化会计 1．凭证录入的基本内容 一张完整的记账凭证均应包含以下内容： （ 1）凭证日期。即填制会计凭证的日期。 （2）凭证种类。即凭证属于何种类型。 （3）凭证号。即记账凭证编号。 如“收”字第5号、“转”字第200号等。 凭证类别或类别代码一般由用户选择输入，而顺序编号则由软件系统自动按递增规则产生。 （4）摘要。摘要是对记账凭证所反映会计业务的文字说明。 凭证中的每一行都要有一个相对独立的摘要。 一张凭证中各行摘要的内容可以相同，也可以不同。 常用摘要库：是系统为了方便凭证录入，事先对一些使用频率较高、内容较为规范的凭证摘要所作的定义。如“提取现金”、“支付货款”、“收到销货款”等 5．3 ．1记账凭证录入 第5章 账户处理 系统( 上) 上页 下页 返回 电算化会计 1．凭证录入的基本内容 （5）会计科目。 多数软件允许用户运用输入科目编码、助记码或科目名称中的任意一种，也可采用软件中的引导功能来输入会计科目。 （6）金额。 金额输入可分为直接输入和计算产生两种情况。 计算机根据初始设置时确定的方法及用户输入的数量、单价或外币、汇率等自动计算产生发生金额。 （7）合计。 指一张凭证上的借方金额合计和贷方金额合计。 （8）附件张数。 指凭证所附的原始凭证张数。 凭证存盘时，系统将对存入的凭证作相应的检查，包括借贷平衡校验、科目与凭证类型匹配检验、非法对应科目检查等。 5．3 ．1记账凭证录入 第5章 账户处理 系统( 上) 上页 下页 返回 电算化会计 2．辅助核算数据的输入 辅助核算信息包括部门、个人、项目、客户（供应商）、数量等等。 （1）如果科目设置了往来核算属性，则软件提示用户输入“往来单位”（客户或供应商）、“经手人”、“票号”等信息。 （2）若科目设置了“部门核算”属性，则需根据屏幕提示输入“部门”信息。 （3）若科目设置了“职员核算”属性，则要在屏幕提示处输入职员信息。 （4）若科目设置了“项目核算”属性，则需要输入“项目”信息。 （6）如果科目需要进行数量核算，则需要通过输入“数量”和“单价”，由系统根据数量乘以单价的结果自动计算出发生金额。 （7）如果科目需要进行外币核算，则需要输入外币原币金额和折算汇率。 （8）若科目在会计科目属性设置中被指定为“银行科目”或设置了“银行类”的属性，那么，系统将要求用户输入“结算方式”和“结算票据号”。 5．3 ．1记账凭证录入 第5章 账户处理 系统( 上) 上页 下页 返回 电算化会计 3．辅助性凭证输入功能 （1）常用凭证的设置与使用。对于大量的同类业务，可以预先定义这类凭证的格式，建立一个凭证的通用模型。用户利用常用凭证调用功能提取常用凭证模型，在生成凭证基本框架的基础上，对其中的金额、日期等稍作修改便可完成对这一记账凭证的录入。 （2）编码提示输入功能。 当光标位于特定内容的输入对话框时，屏幕上出现与这一输入内容相对应项目的编码与内容的对照表。用户可依照表中的提示可迅速输入特定内容的正确编码。 5．3 ．1记账凭证录入 第5章 账户处理 系统( 上) 上页 下页 返回 电算化会计 5．3．2记账凭证修改 1．错误凭证的“无痕迹”修改 痕迹，即不留下任何曾经修改的线索和痕迹。 两种状态下可进行无痕迹修改，一是凭证输入后，还未审核或审核未通过；二是凭证虽已通过审核，但还未记账。 2．错误凭证的“有痕迹”修改 所谓有痕迹，即留下曾经修改的线索和痕迹。 对已记账的错误凭证可以采用类似手工操作中的“红字冲销法”和“补充登记法”的方法进行修改。 第5章 账户处理 系统( 上) 上页 下页 返回 电算化会计 5．3．3记账凭证查询 账务处理系统分别存储记账前和记账后的凭证数据，所以系统对未记账凭证和已记账凭证的查询采用不同的方法。查询被称为“凭证过滤”。 多数软件允许按以下要素输入查询条件： （1）日期。 （2）科目代码。 （3）摘要。只要输入摘要中包含的关键字或词， （4）金额。可以输入一个金额或一个金额范围。 第5章 账户处理 系统( 上) 上页 下页 返回 电算化会计 5．3．4记账凭证审核 凭证审核是指审核人员依照会计制度和会计软件的要求，对记账凭证所进行的检查和核对。 审核的主要内容是，记账凭证是否与原始凭证相符，经济业务是否正确，记账凭证相关项目是否填写齐全，会计分录是否正确等等。 凭证制单员和审核员不能为同一人。 对记账凭证的审核，一般采用屏幕显示逐张核对的方法。 采用手工填制记账凭证的单位，在记账凭证审核确定后还须对录入到计算机中的凭证进行复核签字。 对于涉及到现金、银行存款的收入与支出的凭证，还应由出纳签字。 第5章 账户处理 系统( 上) 上页 下页 返回 电算化会计 5．3．5凭证过账 1．凭证过账 凭证过账又称作记账，是指以会计凭证为依据，将经济业务全面、系统、连续地记录到具有账户基本结构的账簿中去的一种会计核算方法。 （1）账务系统记账原理 从系统内部对数据的处理过程来看，记账实际上是会计数据在不同数据库文件之间的传递与汇总。 从机内数据性质上看，只有经过记账处理后的凭证才是真正合法有效的凭证。记账实际上成了形成系统正式有效数据的一个关口。 从系统的内部处理过程来看，凭证审核（或取消审核）实际上是对临时数据库文件中相关数据的确认。在记账环节，系统将临时数据库中通过审核的数据转移到另外一个正式的数据库文件中，由此形成确定的账务数据。 第5章 账户处理 系统( 上) 上页 下页 返回 电算化会计 5．3．5凭证过账 1．凭证过账 （2）记账处理过程 记账处理过程包括以下操作步骤： ①选择记账凭证。一般通过设置凭证日期、凭证类型、凭证字号（或凭证字号范围）等来实现。 ②对所选记账凭证进行合法性检验。主要是检验是否存在不平衡的凭证或不符合会计规范的凭证。 ③输出记账凭证汇总表。 ④正式记账。 为确保数据的安全，记账过程中，系统将首先通过备份形式对记账前各数据库的当前状态进行保护。 第5章 账户处理 系统( 上) 上页 下页 返回 电算化会计 5．3．5凭证过账 1．凭证过账 （3）记账过程中的数据处理 记账处理的数据流向如图5-8所示。 记账 未记账凭证临时数据库 已记账凭证数据库 科目汇总数据库 分类明细账数据库 银行未达账数据库 往来辅助账数据库 部门辅助账数据库 项目辅助账数据库 图表5-8 记账处理的数据流向 第5章 账户处理 系统( 上) 上页 下页 返回 电算化会计 5．3．5凭证过账 1．凭证过账 （4）对记账处理的几点说明 ①凭证一经记账，就不能在这一凭证或登记这一业务的账簿上进行直接的修改。 ②记账开始后，不能中断系统的运行，以免干扰系统运行而造成对数据文件的破坏。 ③期初余额借贷不平衡或总账期初余额与其所属明细账余额不平衡时，不能记账。 ④所选范围如有未经审核签字的凭证，系统将给出提示并自动中止记账。 ⑤多数软件具有记账前提示备份或强制备份（如《金蝶》软件）功能。 ⑥记账功能随时可运行，每月可执行记账的次数是任意的。 第5章 账户处理 系统( 上) 上页 下页 返回 电算化会计 5．3．5凭证过账 2．凭证汇总 用户可以汇总已记账凭证，也可以汇总未记账凭证，或汇总包含所有已记账凭证和未记账凭证的业务内容。 汇总凭证时一般需要用户输入以下内容： （1）月份。 （2）凭证类别。 （3）科目级次。 （4）凭证号。 （5）日期。 （6）凭证汇总范围。系统一般提供三种汇总的范围，即未记账凭证、已记账凭证、全部记账凭证。 第5章 账户处理 系统( 上) 上页 下页 返回 电算化会计 5．4 账务输出 日常账务输出包括屏幕显示输出、打印输出、磁盘复制输出和利用网络线路传输输出等几种形式。 其中，磁盘输出多用于数据备份或数据上报（尤其是会计报表）的输出，利用网络线路传输输出一般多用于单位分支机构向上级报账或报表，屏幕显示和打印则是会计数据输出中最常用的输出形式。 5．4 ．1凭证输出 记账凭证的输出可采用查询和打印两种方式。 凭证打印时可只打印一张凭证，也可通过输入凭证号区间方式连续打印一组凭证。 软件虽然具有打印已记账凭证和未记账凭证的功能，通常在月底待本月凭证全部入账后才将全部凭证打印出来作为会计档案予以保存。 凭证打印操作时一般有以下选择项目： （1）凭证类别。 （2）凭证范围。 （3）时间范围。 （4）凭证格式。 （5）凭证范围。 第5章 账户处理 系统( 上) 上页 下页 返回 电算化会计 5．4 ．2总账输出 总分类账的账簿格式通常有两种，一种是传统的借、贷、余三栏式总账，另一种是用以代替总账的包含全部发生额与余额数据的发生额及余额对照表。 为了节约成本，提高效率，通常以发生额及余额对照表来代替总分类账。 输出总分类账的一般程序为： （1）用户选择确认所要输出的总账的限定条件。 （2）系统按设定条件输出所选范围内的总分类账。 （3）通过账页格式的选择操作，显示其他的账页格式。 （4）通过菜单或工具栏中的“显示明细账”命令，可查询当前总账科目所属的当前月份的明细账。 余额表用于查询统计各级科目的发生额和余额。可输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末（当前）余额。 2．余额表输出 1．总分类账输出 第5章 账户处理 系统( 上) 上页 下页 返回 电算化会计 5．4 ．3明细账输出 账务系统中不仅可输出任一科目的三栏式明细账。明细账包含三栏式、数量金额式、外币式、数量外币式等格式种类。 1．明细账查询输出 2．明细账的打印输出 “满页打印”：即当所打印的明细账最后一页不能打满一个页面时，则不打印该页，而将剩余业务内容留待下次打印时再予处理。 账务处理系统中，任何级别的会计科目都可以输出明细账。 软件可满足用户按业务发生日期排序，按有无发生额筛选，或按包含的辅助核算事项归类来输出账务资料的要求。 设置的条件包括，按摘要内容、发生额范围、日期范围、凭证号范围、结算形式、票据号、制单人、复核人等 第5章 账户处理 系统( 上) 上页 下页 返回 电算化会计 5．4 ．4 多栏账输出 多栏账是在账簿输出环节由用户根据需要进行设置和定义的。凡是设有下级明细科目的科目（即非最末级科目），均可将其下级明细科目设置为栏目，以多栏式账簿形式输出。  系统可为用户提供每一个科目的日记账。 一些软件需要用户对提供日记账的科目先行设置，即要求在系统初始化时在会计科目设置模块中定义科目的日记账属性；有些软件则自动提供全部科目的日记账。 5．4 ．5日记账输出 第5章 账户处理 系统( 上) 上页 下页 返回 电算化会计 5．4 ．6账证联查 所谓账证联查是指在查询账簿的时候通过联动操作直接查询与当前显示内容相关的记账凭证或其他账簿，或者在输出记账凭证时通过联动操作直接查询与当前凭证相关的总账或明细账的一种便捷操作形式。 账证联查一般可满足以下查询要求： （1）在记账凭证中查看凭证其他信息。 （2）科目汇总表中联查专项明细账。 （3）查询日记账时联查凭证和总账。 （4）查询总账时联查明细账。 （5）查明细账时联查凭证和总账。 第5章 账户处理 系统( 上) 上页 下页 返回 电算化会计 5．5期末结转与结账 期末账务处理工作主要包括费用的计提、分摊，成本结转，期末试算，对账，结账等内容。 对账是对账簿数据进行核对，以检验记账是否正确以及账目是否平衡的方法。 主要通过核对总账与明细账、总账与辅助账来完成账账核对的工作。 由于非法操作或计算机病毒等有可能会造成账簿数据库中数据信息的紊乱，为此不能完全排除账账不符现象的出现。有必要对机内账簿记录进行常规性核对。 5．5．1期末对账 第5章 账户处理 系统( 上) 上页 下页 返回 电算化会计 电算化系统中的结账原理与方法与手工操作基本相同。 结账功能主要完成如下几项工作： （1）检查并停止本期各科目的各项数据处理工作。 （2）计算各科目的本期发生额和累计发生额。 （3）计算本期各科目期末余额并将余额结转至下期期初。 5．5．2期末结账 进行期末结账处理功能时，应注意如下问题： （1）结账前应将本期所有记账凭证登记入账。 （2）结账后，不能再输入这一会计期间的记账凭证或其他数据资料，也不能再进行记账。 （3）结账必须按月连续进行，且每月只能结账一次。 （4）年终结账时，必须先进行数据备份或打印输出。以备操作出错时恢复至结账前状态。 （5）年终结账后，计算机会自动将年末余额结转到下年作为下年年初余额。 第5章 账户处理 系统( 上) 上页 下页 返回 电算化会计 所有以磁信息或光电信息形式保存的资料都是计算机处理前提下的会计档案，通常称之为电子会计档案。 会计软件必须设置专门的备份和恢复机内数据的功能。 5．6 数据维护 5．6 ．1数据备份 1．数据备份的作用 数据备份是指将计算机硬盘上的数据复制到各类软盘、硬盘或可写光盘上，以便需要时利用这些数据恢复系统的原来工作状态。 数据备份具有以下基本作用： （1）保留有关会计档案。 （2）保护系统数据安全。 （3）保留重要操作内容。 第5章 账户处理 系统( 上) 上页 下页 返回 电算化会计 2．备份时需要注意的问题 3．备份操作 5．6 ．1数据备份 （1）日常数据备份应该在每天关机前进行。 （2）在备份盘标签上写明备份的时间和责任人，以免恢复机内数据时发生错误。 （3）凡是具有数据输入或系统设置权限的人员都应该有数据备份权。 系统备份通常需要作如下操作： （1）选择备份路径。操作员可通过界面控件选择备份文件存放路径。 （2）输入备份文件名。文件名中应包含备份账套名和备份时间，以便于识别。 第5章 账户处理 系统( 上) 上页 下页 返回 电算化会计 数据恢复是指将软盘或其他存储介质上保存的备份数据复制到计算机的硬盘上，使软件恢复到上次备份时的运行状态。 5．6 ．2数据恢复 通常在以下情况下需要进行相应的恢复操作： （1）硬盘上的数据被非法破坏时。 （2）当需要查询已从机内系统中删除的往年数据时。 注意：恢复功能的运用应非常谨慎，因为万一操作不当，很容易使硬盘中的最新数据被之前的备份数据所覆盖。 如果疏于防范，恢复功能也会成为篡改机内数据的有利途径。 许多软件将数据恢复操作权限只赋予系统管理员或超级用户。