XX公司档案管理手册(试行版)

XX公司档案管理手册(试行版)

XX公司档案管理手册(试行版)‎ 目 录 一、分类方案 ‎1.1档案分类方案 ‎1.2档案分类、归档范围与保管期限表 二、管理办法 ‎2.1归档文件整理方法 ‎2.2员工人事档案管理办法 ‎2.3建设工程档案管理办法 ‎2.4声像档案管理办法 ‎2.5会计档案管理办法 三、规章制度 ‎3.1档案保密制度 ‎3.2档案保管制度 ‎3.3档案统计制度 ‎3.4档案利用查阅制度 ‎3.5档案鉴定制度 ‎3.6档案销毁制度 ‎3.7档案库房管理制度 ‎3.8档案防火安全制度 ‎3.9档案管理的工作流程 四、其它 附表一案卷封面 附表二卷内文件目录 附表三备考表 附件四声像档案目录 附表五案卷封面 附表六卷内目录 一、分类方案 ‎1.1档案分类方案 ‎1.1.1目的 为了加强————公司档案工作整体建设与科学化、规范化、标准化管理,促进档案信息的开发利用,根据企业档案管理规定,使档案资源更好地为公司生产经营服务,结合档案管理工作的实际情况,特制定本分类方案。‎ ‎1.1.2适用范围 本方案主要适用于——————集团本部。档案的分类整理、组织案卷和排架管理,是各子公司(版块)档案分类的基本依据。可参照执行。‎ ‎1.1.3定义 ‎(1)企业档案--是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。‎ ‎(2)类号--是指类目的标识符号。用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。‎ ‎1.1.4管理职责 ‎(1)--公司行政部负责制定《企业档案分类方案》。‎ ‎(2)--所属各子公司参照执行《企业档案分类方案》。‎ ‎1.1.5分类原则 ‎(1)--企业档案分类原则是以企业全部档案为对象,依据企业管理职能,结合企业档案构成的内容及其形成特点,保持档案之间的有机联系,既可满足企业档案分类管理的需要,又适当考虑了今后发展的需要,具有一定的包容性和延伸性,便于科学管理和开发利用。‎ ‎(2)--企业档案分类以办公职能为基础,类目设置考虑了企业档案的实际情况。为了便于管理利用,本方案只设到二级类目。二级以下类目的设置,根据有关规定或实际情况可自行调整。‎ ‎1.1.6类目的设置 ‎(1)---企业档案分类设置五级类目。即:行政管理类、经营管理类、建设工程类、会计档案类、特殊载体。一级类目应保持稳定,不得变动。‎ ‎(2)---企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置。《档案分 类、归档范围与保管期限表》中所设二级类目是企业档案分类的基本二级类目,一般不予变动。‎ ‎(3)二级以下类目的设置,各子公司可根据有关规定和自身实际,参照《档案分类、归档范围与保管期限表》中基本范围自行确定,一般不宜超过三级。‎ ‎(4)类目的级位表示上下位的隶属关系。档案数量少的单位,可只分到一级或二级类目。没有档案实体的类目可空号不用。‎ ‎1.1.7分类方法 ‎(1)行政管理类的归档文件采用:问题—年度—保管期限进行分类。‎ ‎(2)经营管理类的二级类目按工程程序设置,三级类目按建设项目先后设置。‎ ‎(3)建设工程类的二级类目按工程开发先后顺序设置。‎ ‎(4)会计档案类的二级类目按文种设置。‎ ‎1.1.8标识符号 ‎(1)--企业档案分类中的类目标识符号,一律采用阿拉伯数字标识。‎ ‎(2)--公司企业档案分类一级类目阿拉伯数字标识。即:‎ 行政管理类--------------------------0‎ 经营管理类--------------------------1‎ 建设工程类---------------------------2‎ 会计档案类--------------------------3‎ 特殊载体-------------------------------4‎ ‎1.1.9档号编制与排列 ‎(1)文书立卷以文件级排列,示例:0．2.-1‎ ‎||||案卷顺序号 ‎|||年度 ‎||二级类号 ‎|一级类号 ‎(2)文书以外按分类体系排列,示例:1.2.4-1‎ ‎||||卷内顺序号 ‎|||三级类号 ‎||二级类号 ‎|一级类号 ‎(3)行政管理类的归档文件以件为单位进行整理,编号排列方法为:‎ ‎①归档文件在分类方法最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议记录、纪要等成套性文件可集中排列。‎ ‎②归档文件依分类方法和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。‎ ‎(4)经营管理类、建设工程类的编号排列方法为:‎ ‎①均采用按大类流水分属类的排列方法,即在每个二级类目内按项目开发先后顺序编号排列。‎ ‎②均不考虑案卷的保管期限与年度特征,以维护文件材料的系统和完整性,便于统计、鉴定、利用等工作。‎ ‎(5)会计档案类的编号排列方法:‎ ‎①按大类分属类编号排列,即在会计档案类下分别按财务报表、帐簿、凭证、其它等四个二级类目顺序排列,每个二级类目内再分别按年度顺序排列。‎ ‎②案卷编号排列采用按属类内年度流水编号。‎ ‎(6)各类档案的案卷排列,均按该类档案分类编号体例依次排列,即按各类案卷顺序排列。个别企业由于档案形成规律和利用特点不同,为方便提供利用,在保持档案有机联系和成套性的原则下,能够采取灵活的排列方法,但必须做到系列规律,井然有序。‎ ‎1.2档案分类、归档范围及保管期限表 一级 类别 类目 编号 类目名称 基本范围 保管 期限 备注 行 政 管 理 类 ‎0‎ 股权管理 1. 公司章程及修正案;‎ 2. 股东会、董事会、监事会形成的各种决议、决定;‎ 3. 股本结构及相关权益的确定调整、股东红利分配等 永久 1. 董事长出具的授权委托书、证明、函等 视文件有效期限 权证 1. 非现行使用的营业执照、组织机构代码证、商标证、税务登记证、资质证书及工商资质申报资料;‎ 永久 企业沿革 本企业机构设置、撤并、名称变更、组织沿革、大事记 永久 行政文件 1. 本公司向上级单位报送的行政类请示及批复,现平级单位的函等,支下级请求或报告的批复等。‎ 2. 企业与外单位的法律纠纷诉讼案资料,劳动合同纠纷案件资料等。‎ 3. 规章制度、规范性文件,上级单位下发的规范性文件 长期 4. 与外单位签订的行政类合同、协议;‎ 5. 本公司发文。‎ 短期 会议活动 ‎1.各类会议、文娱活动的通知。‎ 短期 2. 政府重要领导人、知名人事视察本企业的题词;3.总办公会议记录、纪要;‎ 3. 其它重要行政专题会议纪要、记录。‎ 长期 资产设备 自有产权房产证、土地证原件(复印件)、购房协议 ‎2.固定资产购置与租赁审批、登记卡(簿)、清单、使用说明书、交接凭证;‎ 永久 ‎3.房屋租赁合同 长期 人事劳资 1. 员工名册(每月)、公司任免文件;‎ 永久 2. 人员录用、转正、调配、退休、考核晋升等申批记录、聘用、奖惩文件;‎ 长期 3. 劳动工资年报、分配方案、员工职称、社保材料 一级 类别 类目 编号 类目名称 基本范围 保管 期限 备注 ‎4.员工教育培训记录 短期 经 营 管 理 类 ‎1‎ 综合类 ‎1.借贷、担保、信用合同(资金类)‎ 长期 ‎2.企业宣传册、刊物、产品楼书、广告、宣传报道的定稿及样本;‎ ‎3.产品定价、调价请示及批复,‎ ‎4.各类统计报表 永久 ‎5.小区交接验收记录、交接明细表;‎ ‎6.重要投诉处理记录、客户关系管理记录;‎ 长期 ‎7.营销策划书、展会等促销活动记录、购房优惠审批记录、房屋交货验收记录。‎ 短期 销售合同类 ‎1.商品房买卖合同;商品房补充协议;车库买卖合同;协议等 ‎2.产品说明书 ‎3.质量保证书;‎ ‎4.明码标价书等 永久 建 设 工 程 类 ‎2‎ 建设工程 ‎1.本公司开发的所有楼盘的竣工资料和竣工图(电子文档)‎ ‎2.在建工程的前期和与工程施工同步的一系列资料 ‎3.市政工程招投标资料、竣工资料和竣工图 ‎(电子文档)‎ 永久 会 计 档 案 类 ‎3‎ 会计档案 ‎1.会计凭证类、会计账簿、财务报表、财务相关制度等;‎ ‎2.审计报告、清算资料、会计年度预结算、种类统计月、年报及分析、企业年检报告、成本管理材料、经济核算及依据材料等 按保管期限要求 特 种 载 体 类 ‎4‎ 声像档案 1. 政府重要领导人、知名人事视察本公司形成的声像资料;‎ 2. 本公司有关人员参加外界组织的重要会议,会见以及外事活动形成的声像资料;‎ 3. 本公司组织的重要会议、活动、比赛、表彰等形成的声像资料;‎ 记录本公司重大项目、经典楼盘建设及竣工的声像资料;其它楼盘的调研资料;‎ 4. 本公司广告宣传活动、产品推荐会的声像资料;‎ 5. 本公司每次总办会录音资料等。‎ 永久 一级 类别 类目 编号 类目名称 基本范围 保管 期限 备注 特 种 载 体 类 电子档案 1. 本公司OA系统中形成的永久和长期类文件(与纸质文件同);‎ 2. 工程建设中形成的材料;‎ 3. 本公司使用的各种数据文件;‎ 4. 本公司设备运行中所需要的操作系统;‎ 5. 公司在重要外事、文娱活动、产品宣传活动中形成的材料;‎ 6. 公司每次总办会的PPT 永久 实物档案 各种荣誉证书、奖状、奖牌、锦旗等 永久 说明:本表供子公司(版板)参考执行,也可根据实际情况自行调整或另行制订 二、管理方法 ‎ ‎2.1归档文件整理办法 ‎2.1.1目的 为适应档案现代化管理的需要,规范简化归档文件整理工作,提高档案工作 的效率和质量,根据国家档案局《归档文件整理规则》(DA/T22-)、《归档文件整理工作指南》(ISBN7-5000-6444-6),结合--公司具体情况,特制定本办法。‎ ‎2.1.2适用范围 本办法适用于--公司、各子公司办公文件归档的整理。‎ ‎2.1.3定义 ‎(1)归档文件--是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。‎ ‎(2)归档文件整理--是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。‎ ‎(3)件--是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。‎ ‎2.1.4管理职责 ‎(1)集团档案室负责归档文件整理工作的指导、检查。‎ ‎(2)各子公司职能部门负责归档文件的整理和归档工作。‎ ‎2.1.5整理要求和整理范围 ‎(1)遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。‎ ‎(2)反映本单位职能活动,具有查考利用价值的文件材料均应整理归档。执行《档案分类、归档范围与保管期限表》。‎ ‎2.1.6整理 ‎(1)质量要求 ‎①归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。‎ ‎②整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。‎ ‎(2)装订、分类、排列、编号、编目 ‎①装订 归档文件应按件装订。‎ A.装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。‎ B.装订时,尽量保持文件的原始面貌。采用左上角装订,应将左、上侧对齐;采用左侧装订,应将左、下侧对齐。用线或无酸纸封套等符合档案保护要求的材料。‎ ‎②分类 A.归档文件按照企业档案分类方案进行分类。即:问题—年度—保管期限,其中问题内只设一级类目。‎ B.形成的文件数量少,内部机构设置简单的小单位可简化分类方案。归档文件能够采用年度、机构(问题)、保管期限等特征进行分类,或将上述特征结合使用。‎ C.每个立档单位内的归档文件只能采用一种分类方案,同一全宗应保持分类方案稳定。‎ ‎③排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。‎ ‎④编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上加案卷封面(见附表一),并填写相关内容。填写归档章时应使用符合档案保护要求的书写材料。‎ A.件数;案卷内文件数。‎ B.年度:文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如”自01月至12月”。‎ C.保管期限:归档文件保管期限的简称或代码。简称”永、长、短”,代码为”Y、C、D”。‎ D.页数:每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。当归档文件上有页码时,无需重编;当归档文件上无页码时,需要编页码。一般使用阿拉伯数字,每件从”1”开始流水编制,正页编在文件的右下角,反页编在文件的左下角。‎ E.归档号:文件的分类编号。‎ ‎⑤编目 归档文件应依据--公司档案分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目;来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。归档文件目录(见附表二)设置顺序号、责任者、文号、题名、日期、页号、备注项目。‎ 卷内文件目录附表二 顺序号 文号 责任者 题名 日期 页号 备注 A.顺序号:填写卷内文件顺序号。一个文件一个号。‎ B.责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。填写责任者项时使用全称或通用简称,不能使用”本部”、”本局”、”本公司”等含义不明、难以判断的简称。‎ C.文号:文件的发文字号。填写文号项时应照实抄录,不能省略。‎ D.题名:文件标题。没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加”[]”号。‎ E.日期:文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如9月9日,标注为”0909”。‎ F.页号:每一件归档文件的页号。‎ G.备注:注释文件需说明的情况。‎ ‎(3)纸张尺寸、编制封面、电子版归档 ‎①归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)。‎ ‎②归档文件目录应装订成册并编制封面,目录编制成册的方式与分类方案一致。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。其中全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简称。‎ ‎③各子公司档案部门应同时保存归档文件目录的电子版,并以年度为单位将归档文件目录刻制光盘保存。‎ ‎(4)装盒 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同年度、保管期限、机构(问题)的归档文件不应放入同一档案盒内,装不满一盒时,应经过使用不同厚度的档案盒来解决,使文件不至弯曲受损。‎ ① 档案盒尺寸、著录项 A.项基本原则档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽),盒脊厚度能够根据需要设置为20mm、30mm、40mm、50mm等。‎ B.档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号等项。其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用”一”号连接;盒号即:档案盒的排列顺序号,没有进馆任务的企业可不用填写。‎ ‎②备考表(见附表三) ‎ A．备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。‎ B．盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。‎ C．整理人:负责整理归档文件的人员姓名。‎ D．检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名(子公司为各办公室主任)。‎ E．日期:归档文件整理完毕的日期。‎ ‎2.2员工人事档案管理办法 ‎2.2.1总则 ‎(1)为加强公司职工档案管理,有效地保护和利用档案,提高科学管理水平,根据《中华人民共和国档案法》有关规定,制定本规定。‎ ‎(2)公司职工档案是企业人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。‎ ‎2.2.2机构和职责 ‎(1)集团公司职工档案由集团公司人力资源职能机构管理。子公司(版块)职工档案由其办公室管理。‎ ‎(2)职工离职、退休后,其档案由原所在公司(版块)在手续办妥5日内移交集团人力资源部保管,并需装订成册放入专门的档案盒。人力资源部每月的25号前移交集团档案室保管。‎ ‎(3)公司职工档案管理部门的职责:‎ ‎①保管职工档案;‎ ‎②收集、鉴别和整理职工档案材料;‎ ‎③办理职工档案的查阅、借阅和转递手续;‎ ‎④登记职工工作变动情况;‎ ‎⑤为有关部门提供职工情况;‎ ‎⑥做好职工档案的安全、保密、保护工作;‎ ‎⑦定期向集团档案室移交档案(指离职、退休)。‎ ‎⑧办理其它有关事项。‎ ‎2.2.3档案的内容 ‎(1)公司职工档案的内容和分类:‎ ‎①履历材料;‎ ‎②自传材料;‎ ‎③鉴定、考核、考察材料;‎ ‎④评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料);‎ ‎⑤政审材料;‎ ‎⑥参加中国共产党、共青团及民主党派的材料;‎ ‎⑦奖励材料;‎ ‎⑧处分材料;‎ ‎⑨招用、劳动合同,调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料;‎ ‎⑩其它可供企业参考的材料。‎ ‎2.2.4职工档案材料的编目 每卷职工档案必须有详细的档案材料目录。‎ ‎(1)按照类别排列顺序及档案材料目录格式,逐份逐项地进行填写。‎ ‎(2)每类目录之后,须留出适量的空行(6-10行),供补充档案材料时使用。‎ ‎(3)目录填写要正确,字迹要工整美观。‎ ‎(4)填写目录后,要检查核对,做到准确无误。‎ ‎(5)目录各栏目的填写。‎ ‎①类别的填写。类号用汉字,顺序号用阿拉伯数字填写。如:第一类履历材料用汉字”一”表示、第一类材料的第一件用阿拉伯数字”1”表示。‎ ‎②材料名称的填写。根据材料题目填写材料名称。无题目的材料,应拟定题目;材料的题目过长,可适当简化。拟定或简化题目,必须确切反映材料的主要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的,须另行拟定题目。‎ ‎③材料形成时间的填写。一般采用材料落款标明的最后时间。复制的档案材料,采用原材料形成时间。‎ ‎④.材料份数的填写。以每份完整的材料(包括正文和附件)为一份,用阿拉伯数字填写。‎ ‎⑤材料页数的填写。填写材料的实际页数。‎ ‎2.2.5公司职工档案材料的技术加工 为便于装订、保管和利用,延长档案材料的寿命,对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料,应进行技术加工。其主要方法:‎ ‎　(1)对超出A4规格的档案材料,在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下,可酌情进行剪裁;不能剪裁的材料,须进行折叠。折叠时,要根据材料的具体情况,采用横折叠、竖折叠、横竖交叉或梯形折叠等办法。折叠后的档案材料,要保持整个案卷的平整,文字、照片不得损坏,便于展开阅读。‎ ‎(2)对破损、卷角、折皱和小于A4规格的档案材料,要进行裱糊。裱糊用的衬纸,必须采用白纸;浆糊和胶水必须能防虫蚀、不腐蚀纸张;裱糊后的档案材料要晾干,不得在阳光下暴晒或使用高温烫烤。‎ ‎(3)对过窄或破损未空出装订线的档案材料,须加边,保证装订,不压字、不损 害材料内容。‎ ‎(4)拆除档案材料上的大头针、回引针、订书钉等金属品,以防止氧化锈毁材料。‎ ‎2.2.6公司职工档案材料装订 每个职工的档案材料,必须装订成卷,做到案卷整齐、平整、装订牢固,具体方法:‎ ‎(1)目录置于卷首,材料排列顺序与目录相符。‎ ‎(2)将目录与材料核对无误。‎ ‎(3)理齐档案材料。材料条件好的应做到四边整齐,条件较差的,以左边和下边两边为齐。‎ ‎(4)打孔。在材料左侧1.5厘米处竖直等间距打三个孔,孔距7.3厘米,用专用档案装订线装订。‎ ‎(5)使用国家统一规定的标准职工档案卷皮。档案卷皮须书写档案人的姓名。‎ ‎(6)装盒。将装订好的案卷装入职工档案盒中,填写姓名、档案号和籍贯。‎ ‎(7)职工档案整理装订成卷后,必须进行认真细致的检查。‎ ‎2.2.7企业职工档案书写质量要求 企业职工档案必须保证书写质量,字迹要工整、清晰,使用碳素墨水或黑色签字笔,不得使用铅笔、圆珠笔、红色墨水、纯蓝墨水及复写纸等不利于档案永久保管的书写材料。‎ ‎2.2.8整理工作的注意事项 企业职工档案整理工作人员必须认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和《企业档案管理制度》。‎ ‎(1)不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。‎ ‎(2)不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料,须进行登记,经主管领导审查批准后分别情况予以处理。‎ ‎(3)在整理档案过程中,要加强对档案材料的管理,防止损毁、丢失档案材料和泄露档案内容,确保档案安全。‎ ‎(4)后续档案材料的整理。后续职工档案材料,每三个月整理一次,将材料内 容填写到相应的目录中,并将经手人员姓名和日期填写在备注栏内,将材料装订到案卷中。‎ ‎2.2.9档案的收集、保管和销毁 ‎(1)人力资源职能机构对职工进行考察、考核、培训、奖惩、薪酬等所形成的材料要及时收集,整理立卷,保持档案的完整。‎ ‎(2)立卷归档的材料必须认真鉴别,保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经有关领导审查盖章或本人签字的,应在盖章、签字后归档。‎ ‎(3)公司职工档案材料统一使用A4规格办公用纸,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。‎ ‎(4)按规定需要销毁档案材料时,必须经单位主管档案工作的领导批准。‎ ‎(5)集团人力资源职能机构按2.2.3内容结合现有职工人事档案的具体内容制作目录。各子公司(版块)参照。‎ ‎(6)严禁任何人私自保存她人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者,应视情节轻重,严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的,要依法处理。‎ ‎(7)职工档案管理部门应建立健全工作制度,做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。‎ ‎2.2.10档案的提供利用 因工作需要查阅和借用档案,须遵守下列规定:‎ ‎(1)外单位人员查阅档案应凭盖有单位公章的介绍信。‎ ‎(2)档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时,应事先提交报告,说明理由,经游总或潘总批准,严格履行登记手续,并按期归还。‎ ‎(3)任何个人不得查阅或借用本人的档案。‎ ‎(4)因工作需要从档案中取证的,须请示游总或潘总签字同意后才能复制办理。‎ ‎2.3建设工程档案管理办法 ‎2.3.1目的 为加强房地产档案管理,维护房地产权利人的合法权益,更好地为房地产管理工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市房地产管理法》、《建设工程文件归档整理规范》、《城市建设档案管理规定》等法律法规,制定本办法。‎ ‎2.3.2定义 建设工程档案是指在工程项目的建设、使用、管理等工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。‎ ‎2.3.3适用范围 本办法适用于--公司建设工程档案的管理。‎ ‎2.3.4管理原则与管理职能　‎ ‎(1)管理原则 ‎①建设工程档案管理工作以权属档案管理为核心,遵循统一组织、分级负责、分类归档、多套分存、授权使用的原则。‎ ‎(2)管理职能 ‎①--集团公司负责制定建设工程档案管理办法,指导和监督房产公司的工程项目档案管理工作。‎ ‎2.3.5归档范围按《建设工程文件归档范围》、结合工程实际。‎ 建设工程文件归档范围 序号 归档文件 保存单位和保管期限 建设 单位 施工 单位 设计单位 监理单位 城建 档案馆 工程准备阶段文件 一 立项文件 ‎1‎ 项目建议书 永久 ‎√‎ ‎2‎ 项目建议书审批意见及前期工作通知书 永久 ‎√‎ ‎3‎ 可行性研究报告及附件 永久 ‎√‎ ‎4‎ 可行性研究报告审批意见 永久 ‎√‎ ‎5‎ 关于立项有关的会议纪要、领导讲话 永久 ‎√‎ ‎6‎ 专家建议文件 永久 ‎√‎ ‎7‎ 调查资料及项目评估研究材料 长期 ‎√‎ 二 建设用地、征地、拆迁文件 ‎1‎ 选址申请及选址规划意见通知书 永久 ‎√‎ ‎2‎ 用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书 永久 ‎√‎ ‎3‎ 拆迁安置意见、协议、方案等 长期 ‎√‎ ‎4‎ 建设用地规划许可证及其附件 永久 ‎√‎ ‎5‎ 划拨建设用地文件 永久 ‎√‎ ‎6‎ 国有土地使用证 永久 ‎√‎ 三 勘察、测绘、设计文件　‎ ‎1‎ 工程地质勘察报告 永久 永久 ‎√‎ ‎2‎ 水文地质勘察报告、自然条件、地震调查　‎ 永久 永久 ‎√‎ ‎3‎ 建设用地钉桩通知单(书)‎ 永久 ‎√‎ ‎4‎ 地形测量和拔地测量成果报告 永久 永久 ‎√‎ ‎5‎ 申报的规划设计条件和规划设计条件通知书 永久 长期 ‎√‎ ‎6‎ 初步设计图纸和说明 长期 长期 ‎7‎ 技术设计图纸和说明 长期 长期 ‎8‎ 审定设计方案通知书及审查意见 长期 长期 ‎√‎ ‎9‎ 有关行政主管部门(人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等)批准文件或取得的有关协议。‎ 永久 ‎√‎ ‎10‎ 施工图及其说明 长期 长期 ‎11‎ 设计计算书 长期 长期 ‎12‎ 政府有关部门对施工图设计文件的审批意见 永久 长期 ‎√‎ 四 招投标文件 ‎1‎ 勘察设计招投标文件 长期 ‎2‎ 勘察设计承包合同 长期 长期 ‎√‎ ‎3‎ 施工招投标文件 长期 ‎4‎ 施工承包合同 长期 长期 ‎√‎ ‎5‎ 工程监理招投标文件　‎ 长期 ‎6‎ 监理委托合同 长期 长期 ‎√‎ 五 开工审批文件 ‎1‎ 建设项目列入年度计划的申报文件 永久 ‎√‎ ‎2‎ 建设项目列入年度的批复文件或年度计划项目表 永久 ‎√‎ ‎3‎ 规划审批申报表及报送的文件和图纸 永久 ‎4‎ 建设工程规划许可证及其附件 永久 ‎√‎ ‎5‎ 建设工程开工审查表 永久 ‎6‎ 建设工程施工许可证 永久 ‎√‎ ‎7‎ 投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明 长期 ‎√‎ ‎8‎ 工程质量监督手续 长期 ‎√‎ 六 财务文件 ‎1‎ 工程投资估算材料　‎ 短期 ‎2‎ 工程设计概算材料 短期 ‎3‎ 施工图预算材料 短期 ‎4‎ 施工预算　‎ 短期 七 建设、施工、监理机构及负责人 ‎1‎ 工程项目管理机构(项目经理部)及负责人名单 长期 ‎√‎ ‎2‎ 工程项目监理机构(项目监理部)及负责人名单 长期 长期 ‎√‎ ‎3‎ 工程项目施工管理机构(施工项目经理部)及负责人名单 长期 长期 ‎√‎ 监理文件 ‎1‎ 监理规划 ‎(1)‎ 监理规划 长期 短期 ‎√‎ ‎(2)‎ 监理实施细则 长期 短期 ‎√‎ ‎(3)‎ 监理部总控制计划等 长期 短期 ‎2‎ 监理月报中的有关质量问题 长期 长期 ‎√‎ ‎3‎ 监理会议纪要中的有关质量问题 长期 长期 ‎√‎ ‎4‎ 进度控制 ‎(1)‎ 工程开工/复工审批表 长期 长 ‎√‎ 期 ‎(2)‎ 工程开工/复工暂停令 长期 长期 ‎√‎ ‎5‎ 质量控制 ‎(1)‎ 不合格项目通知 长期 长期 ‎√‎ ‎(2)‎ 质量事故报告及处理意见 长期 长期 ‎√‎ ‎6‎ 造价控制　‎ ‎(1)‎ 预付款报审与支付 短期 ‎(2)‎ 月付款报审与支付 短期 ‎(3)‎ 设计变更、洽商费用报审与签认 长期 ‎(4)‎ 工程竣工决算审核意见书 长期 ‎√‎ ‎7‎ 分包资质 ‎(1)‎ 分包单位资质材料 长期 ‎(2)‎ 供货单位资质材料 长期 ‎(3)‎ 试验等单位资质材料 长期 ‎8‎ 监理通知 ‎(1)‎ 有关进度控制的监理通知 长期 长期 ‎(2)‎ 有关质量控制的监理通知　‎ 长期 长期 ‎(3)‎ 有关造价控制的监理通知　‎ 长期 长期 ‎9‎ 合同与其它事项管理 ‎(1)‎ 工程延期报告及审批 永久 长期 ‎√‎ ‎(2)‎ 费用索赔报告及审批 长期 长期 ‎(3)‎ 合同争议、违约报告及处理意见 永久 长期 ‎√‎ ‎(4)‎ 合同变更材料 长期 长期 ‎√‎ ‎10‎ 监理工作总结 ‎(1)‎ 专题总结 长期 短期 ‎(2)‎ 月报总结　‎ 长期 短期 ‎(3)‎ 工程竣工总结　‎ 长期 长期 ‎√‎ ‎(4)‎ 质量评价意见报告 长期 长 ‎√‎ 期 施工文件 一 建设安装工程 ‎(一)‎ 土建(建筑与结构)工程 ‎1‎ 施工技术准备文件　‎ ‎(1)‎ 施工组织设计 长期 ‎(2)‎ 技术交底 长期 长期 ‎(3)‎ 图纸会审记录 长期 长期 长期 ‎√‎ ‎(4)‎ 施工预算的编制和审查 短期 短期 ‎(5)‎ 施工日志 短期 短期 ‎2‎ 施工现场准备 ‎(1)‎ 控制网设置资料 长期 长期 ‎√‎ ‎(2)‎ 工程定位测量资料　‎ 长期 长期 ‎√‎ ‎(3)‎ 基槽开挖线测量资料 长期 长期 ‎√‎ ‎(4)‎ 施工安全措施 短期 短期 ‎(5)‎ 施工环保措施 短期 短期 ‎3‎ 地基处理记录 ‎(1)‎ 地基钎探记录和钎探平面布点图 永久 长期 ‎√‎ ‎(2)‎ 验槽记录和地基处理记录 永久 长期 ‎√‎ ‎(3)‎ 桩基施工记录 永久 长期 ‎√‎ ‎(4)‎ 试桩记录 长期 长期 ‎√‎ ‎4‎ 工程图纸变更记录 ‎(1)‎ 设计会议会审记录 永久 长期 长期 ‎√‎ ‎(2)‎ 设计变更记录　‎ 永久 长期 长期 ‎√‎ ‎(3)‎ 工程洽商记录 永久 长期 长期 ‎√‎ ‎5‎ 施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告 ‎(1)‎ 砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料试验汇总表 长期 ‎√‎ ‎(2)‎ 砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料出厂证明文件 长期 ‎√‎ ‎(3)‎ 砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、轻集料、焊条、沥青复试试验报告　‎ 长期 ‎√‎ ‎(4)‎ 预制构件(钢、混凝土)出厂合格证、试验记录 长期 ‎√‎ ‎(5)‎ 工程物质选样送审表 短期 ‎(6)‎ 进场物质批次汇总表 短期 ‎(7)‎ 工程物质进场报验表 短期 ‎6‎ 施工试验记录 ‎(1)‎ 土壤(素土、灰土)干密度试验报告 长期 ‎√‎ ‎(2)‎ 土壤(素土、灰土)击实试验报告　‎ 长期 ‎√‎ ‎(3)‎ 砂浆配合比通知单 长期 ‎(4)‎ 砂浆(试块)抗压强度试验报告　‎ 长期 ‎√‎ ‎(5)‎ 混凝土配合比通知单 长期 ‎(6)‎ 混凝土(试块)抗压强度试验报告　‎ 长期 ‎√‎ ‎(7)‎ 混凝土抗渗试验报告 长期 ‎√‎ ‎(8)‎ 商品混凝土出厂合格证、复试报告 长期 ‎√‎ ‎(9)‎ 钢筋接头(焊接)试验报告 长期 ‎√‎ ‎(10)‎ 防水工程试水检查记录 长期 ‎(11)‎ 楼地面、屋面坡度检查记录 长期 ‎(12)‎ 土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验报告汇总表 长期 ‎√‎ ‎7‎ 隐蔽工程检查记录 ‎(1)‎ 基础和主体结构钢筋工程 长期 长期 ‎√‎ ‎(2)‎ 钢结构工程 长期 长期 ‎√‎ ‎(3)‎ 防水工程 长期 长期 ‎√‎ ‎(4)‎ 高程控制 长期 长期 ‎8‎ 施工记录 ‎(1)‎ 工程定位测量检查记录 永久 长期 ‎√‎ ‎(2)‎ 预检工程检查记录 短期 ‎(3)‎ 冬施混凝土搅拌测温记录　‎ 短期 ‎(4)‎ 冬施混凝土养护测温记录　‎ 短期 ‎(5)‎ 烟道、垃圾道检查记录 短期 ‎(6)‎ 沉降观测记录 长期 ‎√‎ ‎(7)‎ 结构吊装记录 长期 ‎(8)‎ 现场施工预应力记录 长期 ‎√‎ ‎(9)‎ 工程峻工测量 长期 长期 ‎√‎ ‎(10)‎ 新型建筑材料 长期 长期 ‎√‎ ‎(11)‎ 施工新技术 长期 长期 ‎√‎ ‎9‎ 工程质量事故处理记录 永久 ‎√‎ ‎10‎ 工程质量检验记录 ‎(1)‎ 检验批质量验收记录 长期 长期 长期 ‎(2)‎ 分面工程质量验收记录 长期 长期 长 期 ‎(3)‎ 基础、主体工程验收记录 永久 长期 长期 ‎√‎ ‎(4)‎ 幕墙工程验收记录 永久 长期 长期 ‎√‎ ‎(5)‎ 分部(子分部)工程质量验收记录 永久 长期 长期 ‎√‎ ‎(二)‎ 电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程 ‎1‎ 一般施工记录 ‎(1)‎ 施工组织设计 长期 长期 ‎(2)‎ 技术交底 短期 ‎(3)‎ 施工日志 短期 ‎2‎ 图纸变更记录 ‎(1)‎ 图纸会审 永久 长期 ‎√‎ ‎(2)‎ 设计变更 永久 长期 ‎√‎ ‎(3)‎ 工程洽商 永久 长期 ‎√‎ ‎3‎ 设备、产品质量检查、安装记录 ‎(1)‎ 设备、产品质量合格证、质量保证书 长期 长期 ‎√‎ ‎(2)‎ 设备装箱单、商检证明和说明书、开箱报告 长期 ‎(3)‎ 设备安装记录 长期 ‎√‎ ‎(4)‎ 设备试运行记录 长期 ‎√‎ ‎(5)‎ 设备明细表 长期 长期 ‎√‎ ‎4‎ 预检记录 短期 ‎5‎ 隐蔽工程检查记录 长期 长期 ‎6‎ 施工试验记录 ‎(1)‎ 电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末端等测试记录 长期 ‎√‎ ‎(2)‎ 楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调试记录 长期 ‎√‎ ‎(3)‎ 变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录 长期 ‎√‎ ‎(4)‎ 给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道强度、严密性、灌水、通风、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验记录 长期 ‎√‎ ‎(5)‎ 电梯照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等系统调试、试运行记录 长期 ‎√‎ ‎(6)‎ 电梯接地电阻、绝缘电阻测试记录;空载、半载、满载、超载试运行记录;平衡、运速、噪声调整试验报告 长期 ‎√‎ ‎(7)‎ 质量事故处理记录 永久 长期 ‎√‎ ‎(8)‎ 工程质量检验记录 ‎(1)‎ 检验批质量验收记录 长期 长期 长期 ‎(2)‎ 分项工程质量验收记录 长期 长期 长期 ‎(3)‎ 分部(子分部)工程质验收记录 永久 长期 长期 ‎√‎ ‎(三)‎ 室外工程 ‎1‎ 室外安装(给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等)施工文件　‎ 长期 ‎√‎ ‎2‎ 室钋建筑环境(建筑小品、水景、道路、园林绿化等)施工文件 长期 ‎√‎ 竣工图 一 建筑安装工程竣工图 ‎(一)‎ 综合竣工图 ‎1‎ 综合图 ‎√‎ ‎(1)‎ 总平面布置图(包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等)‎ 永久 长期 ‎√‎ ‎(2)‎ 竖向布置图 永久 长期 ‎√‎ ‎(3)‎ 室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图 永久 长期 ‎√‎ ‎(4)‎ 电气(包括电力、电讯、电视系统等)综合图 永久 长期 ‎√‎ ‎(5)‎ 设计总说明书 永久 长期 ‎√‎ ‎2‎ 室外专业图 长期 ‎(1)‎ 室外给水 永久 长期 ‎√‎ ‎(2)‎ 室外雨水 永久 长期 ‎√‎ ‎(3)‎ 室外污水 永久 长期 ‎√‎ ‎(4)‎ 室外热力 永久 长期 ‎√‎ ‎(5)‎ 室外燃气 永久 长期 ‎√‎ ‎(6)‎ 室外电讯 永久 长期 ‎√‎ ‎(7)‎ 室外电力 永久 长期 ‎√‎ ‎(8)‎ 室外电视　‎ 永久 长期 ‎√‎ ‎(9)‎ 室外建筑小品 永久 长期 ‎√‎ ‎(10)‎ 室外消防 永久 长期 ‎√‎ ‎(11)‎ 室外照明 永久 长期 ‎√‎ ‎(12)‎ 室外水景 永久 长期 ‎√‎ ‎(13)‎ 室外道路 永久 长期 ‎√‎ ‎(14)‎ 室外绿化 永久 长期 ‎√‎ ‎(二)‎ 专业竣工图 ‎1‎ 建筑竣工图 永久 长期 ‎√‎ ‎2‎ 结构竣工图 永久 长期 ‎√‎ ‎3‎ 装修(装饰)工程竣工图 永久 长期 ‎√‎ ‎4‎ 电气工程(智能化工程)竣工图 永久 长期 ‎√‎ ‎5‎ 给排水工程(消防工程)竣工图 永久 长期 ‎√‎ ‎6‎ 采暖通风空调工程竣工图 永久 长期 ‎√‎ ‎7‎ 燃气工程竣工图 永久 长期 ‎√‎ 竣工验收文件 一 工程竣工总结　‎ ‎1‎ 工程概况表 永久 ‎√‎ ‎2‎ 工程竣工总结 永久 ‎√‎ 二 竣工验收记录 ‎(一)‎ 建筑安装工程 ‎1‎ 单位(子单位)工程质量验收记录 永久 长期 ‎√‎ ‎2‎ 竣工验收证明书 永久 长期 ‎√‎ ‎3‎ 竣工验收报告　‎ 永久 长期 ‎√‎ ‎4‎ 竣工验收备案表(包括各专项验收认可文件)‎ 永久 ‎√‎ ‎5‎ 工程质量保修书 永久 长期 ‎√‎ 三 财务文件 ‎1‎ 决算文件 永久 ‎√‎ ‎2‎ 交付使用财产总表和财产明细表 永久 长期 ‎√‎ 四 声像、缩微、电子档案 ‎1‎ 声像档案 ‎(1)‎ 工程照片 永久 ‎√‎ ‎(2)‎ 录音、录像材料 永久 ‎√‎ ‎2‎ 缩微品 永久 ‎√‎ ‎3‎ 电子档案 ‎(1)‎ 光盘 永久 ‎√‎ ‎(2)‎ 磁盘 永久 ‎√‎ ‎2.3.6归档要求 建设工程档案、使用管理档案按照国家《科技档案案卷标准》有关规定归档;除纸质文件外,还应保存电子文件。‎ ‎(1)卷案目录(见附表五)。‎ ‎(2)卷案封面(见附表六)。‎ ‎(3)备考表(见附表三)。‎ ‎2.3.7归档时间 各项目竣工验收后三个月内将竣工资料(竣工图)整理装订后移交集团档案室保管。‎ 并同时移交电子版。‎ ‎2.4声像档案管理办法 ‎2.4.1目的 为实现声像档案数字化管理,更好地服务于企业各项工作,特制定本办法。‎ ‎2.5.2适用范围 本办法适用于--集团公司及各部门子公司声像档案的管理。‎ ‎2.4.3定义 声像档案--是指企业在从事生产、经营、科研等工作活动中形成的具有保存利用价值的照片(底片)、录像带、录音带、缩微片等载体的历史记录。‎ ‎2.4.4管理职责 ‎(1)各子公司档案室负责对本公司声像档案进行收集、编目、鉴定、统计和利用,集团档案室对声像档案材料的形成、积累和归档工作进行督促、指导和检查。‎ ‎(2)声像档案材料形成部门和人员负责声像档案的积累和整理,并按规定向子公司档案室移交归档。‎ ‎2.4.5归档要求及归档范围 ‎(1)归档要求 ‎①归档的声像档案应是原始记录。对某些需经常使用或素材过长需编辑整理的声像材料,可归原版复制片。‎ ‎②照片档案必须内容真实、主题突出、画面清晰。底片不得磨损,每幅照片或每组照片都要有文字说明,说明该片所反映的内容、时间、地点、人物、背景、‎ 摄影者等。‎ ‎③录像带必须画面清晰、声音清楚,录像带盒上要贴上标签,注明录制内容、录制时间、地点、带长、声道、机器型号及摄像者等。‎ ‎④录音带必须声音清楚,录音带盒上贴上标签,注明录音内容、录制时间、地点、盒数、编号及录制者等。‎ ‎⑤缩微片上贴上标签,注明内容、编号及责任者等。‎ ‎⑥归档的声像档案应系统、完整。‎ ‎(2)归档范围 在各项工作活动中形成的各类声像档案是公司档案的重要组成部分,均属于声像档案的管理范围。包括下列内容:‎ 党和国家领导人、有关上级领导以及知名人士来本单位视察、检查工作或从事其它重大活动所形成的声像材料;‎ 反映本公司生产、经营、管理、历史面貌等方面重大事件或重要活动的声像材料;‎ 反映本公司设计、施工、科研能力和技术水平的声像材料;‎ 重点工程、有影响的工程和荣获国家、省(部)、市奖励的优质工程洽谈、签约、开竣工典礼以及反映其建筑设计、安装、施工技术、过程的声像材料;‎ 工程建设中重大事件或重大事故、自然灾害及异常现象的声像材料;‎ 新产品、新工艺、新材料、科研项目研究、开发、鉴定、推广应用所形成的声像材料;‎ 党、政、工、团召开重要会议形成的声像材料;‎ 出国考察、接待来访、与外商洽谈、签约、索赔等对外交往活动中形成的声像材料;‎ 荣获国家、省(部)、市、局(院)以上荣誉称号的各类证书、奖杯、奖状、奖牌、奖旗照片以及授奖仪式的声像材料;‎ 本公司先进人物表彰的声像材料;‎ 本公司在对外宣传报道中形成的声像材料以及各电台、电视台有关本单位宣传报道的声像材料;‎ 本公司或本公司参与制发的科教片、电视片、新闻记录影片等声像材料;‎ 新闻发布会、记者招待会、展览展示会等声像材料;‎ 本公司有参考利用价值的外购、交换、征集的声像材料。‎ ‎2.4.6管理、分类、整理、编目、移交、保管、利用 ‎(1)声像档案实行集中统一管理。‎ ‎(2)分类 执行企业档案分类方案。‎ ‎(3)整理 ‎①照片档案的整理应有利于保持照片之间的有机联系,一般按年度---问题进行整理。底片应对应照片内容单独整理和存放。‎ ‎②照片构成应包括照片、底片和文字说明三部分,按照国家标准《照片档案管理规范》(GB/T11821－89)进行整理。照片原版,以及翻版的底片均应标注清楚。‎ ‎(4)编目 ‎①声像档案在区分载体形式的前提下与纸质档案对应分类编号,按一级类目顺序排架。因载体形式和保管要求不同应分库或分柜架保管。‎ ① 声像档案载体用英文大写字母S标识。‎ ‎③声像档案应编写说明,一个保管单位应有一个文字说明包括:内容、时间、地点、人物、背景、摄影(像)者六要素。文字说明要概括地揭示照片影像所反映的全部信息,做到文字简练、语句通顺。用阿拉伯数字表示时间,照片说明要以自然张为单位编写。底片应顺序编号,并标注照片编号,便于查找利用。‎ ‎④编制声像档案目录(见附表四)‎ 声像档案目录附表四 柜号 案卷号 案卷题名 年度 张(盘)数 保管期限 备注 ‎(5)移交 立卷单位编制档案移交清册,一式二份,交接双方逐项核对后签字认可,各留一份备查。‎ ① 声像材料形成后,有关部门应及时向所在公司档案部门(办公室)移交归档,不得私自保管和留存。‎ ② 由摄录制部门或人员负责收集、整理和向档案部门移交归档。‎ ‎(6)归档时间 一般专项活动的声像材料在活动结束后一个月内归档;工程项目声像材料在工程竣工后随工程施工资料一并归档;科研项目、新产品研制开发的声像材料在鉴定会后三个月内归档。‎ ‎(7)保管 ‎① 保管声像档案应有专用库房或专用装具。‎ ‎② 保管声像档案应按不同载体材料分别排架、保管。‎ ‎③照片与底片应分开保管,底片应装入特制的底片袋或底片夹内,再装入专业底片档案册。接触底片时防止用手触摸。‎ ‎④经常检查声像档案的保存情况。对长期保存的录像带、录音带应每年倒带一次,发现变形、断裂、磁粉脱落等现象,要及时修补、复制。‎ ‎(8)利用 ‎①利用声像档案要严格办理借阅登记手续。‎ ‎②借往外省市或外单位的须经集团领导审批,办理档案借阅审批表手续方可借阅。利用者应精心使用和爱护声像档案。‎ ‎③涉及专利和版权的声像档案,本公司以外的任何单位和个人利用档案,应按照《中华人民共和国专利法》和知识产权保护的有关条款办理。‎ ‎2.5会计档案管理办法 ‎2.5.1目的 ‎ 为了加强财会档案管理水平,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国会计法》以及财政部、国家档案局关于《会计档案管理办法》等法律、法规,结合财会档案工作情况制定本办法。‎ ‎2.5.2适用范围 本办法适用于--公司及子公司(版块)会计档案的管理。‎ ‎2.5.3定义 会计档案--是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映企业经济业务的重要史料和证据。‎ ‎2.5.4管理职责 ‎(1)财务部门和档案部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。‎ ‎(2)档案室负责会计档案的收集、编目、保管和提供利用。‎ ‎(3)对每年形成的会计档案,会计部门应按照归档要求,负责整理、立卷。‎ ‎2.5.5归档范围 会计凭证类(原始凭证,记帐凭证,汇总凭证,其它会计凭证);会计帐簿类(总帐,明细帐,日记帐,其它会计帐簿、存款余额调节表,银行对帐单,其它应当保存的会计核算专业资料);财务报告类:(年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其它财务报告);其它类:会计档案销毁清册。‎ ‎2.5.6立卷原则及方法、拟写标题、编目与排列 ‎(1)原则 ‎①一个单位为一个财会档案立卷单位,分工负责归口的会计档案立卷归档工作。‎ ‎②立卷单位或立卷人在立卷时要遵循会计核算材料形成规律及特点,注意保持其有机联系,使立好的案卷便于保管和利用。‎ ‎③根据各类会计材料形成的不同年代、时间顺序、内容价值,联系档案材料的数量、保管期限等分别整理组卷。不同年度的会计核算材料不能混在一起组卷装订。‎ ‎(2)方法 ‎①会计凭证、帐薄、报表的立卷会计凭证会计人员应将办理完毕的记帐凭证连同所附的原始凭证或汇总表,按月份、按照记帐分类、编号顺序进行整理,折叠整齐、装订成册,加具封面,写明单位名称、记账凭证种类、年度、月份和起止编号。‎ 较大的单位,收款凭证、付款凭证、转帐凭证可分别编号、分别装订。‎ 对一些不便随同记帐凭证一起装订或保存价值明显不同的原始凭证(如涉及外事、职工工资名册、退职退休及房产产权转让和处理历史遗留问题等有参考价值的原始凭证)应抽出单独装订保管,但要在有关科目、凭证编号处注明抽出凭证 的名称、数量及另存的编号、库址等。‎ ‎②会计帐簿　应在会计年度终了结帐,决算后按照帐簿种类(名称)整理立卷。其中跨年度使用的固定资产帐等可在帐簿使用完毕年度立卷,长期贷款项目使用的帐簿,在贷款项目结清年度或分阶段立卷。立卷时应按原装订本加以整理立卷,活页帐或卡片帐,应去掉空白页,依次编号,装订成册。‎ ‎③会计报表　本单位的会计报表和下级单位的会计报表一般应分开立卷,决算应单独立卷,月、季报表,可视其多少分开或合并立卷,报表较多者,能够按报表名称或报表所反映事物属性特点立卷。‎ 采用电子计算机记帐的单位,机器打印输出的会计记录视同帐簿,应装订成册,凡未打印成书面文件的其磁带、磁、光盘等存储介质,不得轻易删去其内容,应视同等会计种类文件加以保存。‎ ‎(3)书写案卷标题 ‎①案卷封面应逐项按规定填写清楚,标题要简明、准确、完整地反映卷内材料内容。‎ ‎②案卷卷皮及卷内目录一律要用毛笔或钢笔(篮黑墨水)书写,禁止使用圆珠笔、铅笔书写。字迹要求工整清晰。‎ ‎(4)卷内文件材料编目与排列 ‎①永久保存的财会档案应填写卷内目录和案卷目录,每一卷内要编写页号,每卷内页号均从1开始,书写位置在卷内文件的右上角。会计帐簿本身已经编定连续页号的,能够不再编写页号。会计凭证、记帐凭证已编定流水号的可不再编号。‎ ‎②卷内备考表记载卷内材料的缺少、修复、补充、移出、损毁等需要说明的情况。‎ ‎③卷内文件要去掉金属物。对破损的材料要修复。字迹扩散、模糊的应予复制并与原件一并立卷。‎ ‎④案卷的装订采用三孔一线的装订方法装订成册,卷内文件以左对齐,以下对齐,在左边打孔订线。若订线处有批注者,须进行粘边纸处理。‎ ‎2.5.7管理 对于未了结的债权、债务涉外的原始凭证材料,应单独立卷、编写目录,送档案部门保管到结清债权、债务时为止。‎ ‎2.5.8归档时间 由财务部门立卷,保存一年后,在次年的8月1日前移交集团档案室保管。‎ 三、规章制度 ‎3.1档案保密制度 ‎3.1.1档案室工作人员要严格遵守国家和本处有关安全保密制度,时刻警惕,防止被盗窃,确保档案的安全。‎ ‎3.1.2为保证档案安全,档案室工作人员不准在私人通信中涉及机密,不准在公共场所及家中谈论机密。‎ ‎3.1.3档案室工作人员要认真保管好档案资料,未经允许,不得将档案资料带到公共场所和家中以及浏览、参观、探亲访友,不准将档案资料外借。‎ ‎3.1.4根据规定查阅档案。如查阅机密以上档案,必须严格履行审批手续。‎ ‎3.1.5假日前,由档案室管理人员对库房进行认真检查,发现情况,及时汇报。‎ ‎3.1.6档案库房重地,非档案室人员,未经同意,一律不得入内。‎ ‎3.2档案保管制度 为完整、准确、科学地管理档案,使档案工作逐步走向系统化、规范化,提高我处的档案管理水平,特制订本制度。‎ ‎3.2.1接收档案入库,必须保证档案的完整、系统、规范,办理交接手续,并由移交人上一级负责人签字。‎ ‎3.2.2制订档案保管期限表,正确划分保管期限。‎ ‎3.2.3档案室对接收来的档案要进行科学的分类、编目、登记,排架科学。‎ ‎3.2.4编制必要的档案检索工具,便于查找和利用。‎ ‎3.2.5对各门类档案的业务工作进行指导和监督,保证归档文件完整、准确,确保案卷质量。‎ ‎3.2.6做好档案库房防火、防盗、防虫、防尘、防光、防鼠、防潮等保护工作,保持库房整洁卫生、无尘土、无杂物。‎ ‎3.2.7定期清查库藏档案保管情况,对已破损的档案要及时采取措施进行修 补和复制。‎ ‎3.2.8专门档案装具,档案排列有序。‎ ‎3.2.9库房管理人员调动,必须办好交接手续。‎ ‎3.2.10不断改进管理条件,逐步实现档案管理科学化、标准化、规范化,提高档案管理水平。‎ ‎3.3档案统计制度 ‎3.3.1档案统计工作由各子公司档案室负责报集团档案室。‎ ‎3.3.2档案统计包括档案管理基本情况统计、档案保管数量统计、档案提供利用及其利用效果的统计。‎ ‎3.3.3建立档案统计台帐,有档案收进、移出、借阅、利用等方面的登记簿,做好平时登记工作。‎ ‎3.3.4档案统计列入本公司统计工作范畴,统计数据以原始记录为依据,做到准确、可靠,档案统计台帐由集团档案室保管。‎ ‎3.3.5各子公司档案室每年2月份前对上年档案统计工作作一分析。‎ ‎3.4档案利用借阅制度 为切实做好档案的利用工作,充分发挥档案在本单位各项工作中的信息作用,提高各项工作的科学性,保障档案查阅工作的顺利进行,特制定本规定。‎ ‎3.4.1集团档案室查阅、借阅档案,须经游总或潘总签字同意后方可查阅;子公司单位内部查阅档案,须经公司总经理签字同意后,方可查阅。资料必须在室内查阅,不能携出室外。如因工作需要借阅的,必须办理相关手续。查阅后即归还,档案人员应当面核对清楚,才能予以注销查阅登记。借阅时间一般为七天。‎ ‎3.4.2外来人员查阅档案,需持单位介绍信并经游总或潘总签字同意后方可查阅,如需复印要收取一定成本费。‎ ‎3.4.3借阅者如遇出差、探亲、休假必须先归还所借档案,职工调出本单位时应归还档案后方可办理调离手续,若发现带走档案及资料者,由员工所在相关单位负责追回。‎ ‎3.4.4为了延长档案寿命,维护其原始性、完整性,借阅者要妥善保管,严防丢失,不得在原件上画圈、涂改、抽页或撕毁污垢,不得将原件拆散,胡乱拆叠,一经发现,将视情节轻重给予批评和严肃处理。‎ ‎3.4.5根据档案统计工作要求,凡外来人员来档案室查阅档案者均需填写 ‎《档案利用效果登记表》,及时反馈信息,以便做好利用效果统计工作。‎ ‎3.5档案鉴定制度 ‎3.5.1档案管理员会同办公室负责人、各职能部门负责人及有关兼职档案员组成鉴定小组,负责本单位的档案鉴定工作。‎ ‎3.5.2在各类档案的立卷过程中,小组应审定每一卷档案的保管期限和密级,对无价值的文件材料不予归档。‎ ‎3.5.3鉴定小组定期对档案进行鉴定,档案管理员负责日常鉴定工作。‎ ‎3.5.4档案室每年8月底前将各类档案收集归档,档案室应对各兼职档案员送交的档案作最终审定。‎ ‎3.5.5档案室及时拣出保管期满的案卷,由鉴定小组审阅,认定可否销毁。‎ ‎3.5.6档案室鉴定档案,依据本公司的归档制度及国家有关规定执行。‎ ‎3.5.7档案经过鉴定,要求达到划定保管期限准确,保管单位质量达到标准规定。‎ ‎3.6档案销毁制度 ‎3.6.1经档案鉴定小组鉴定,对无保存价值或保管期限已满的档案进行销毁。‎ ‎3.6.2凡认定需销毁的档案,都必须由档案室造具销毁清册,并撰写一份销毁档案的书面报告。‎ ‎3.6.3销毁档案由分管领导审核销毁清册和报告,并经鉴定小组负责人批准后方面销毁。‎ ‎3.6.4销毁档案由档案室负责进行,并由档案鉴定小组的两名以上(含两名)成员监督,监销人员要签名或盖章。‎ ‎3.6.5销毁方式:化为纸浆或焚毁,决定销毁的档案不准出卖或作其它用。‎ ‎3.6.6经审查不准销毁的档案仍继续保存,并在销毁清册上详细注明。‎ ‎3.7档案库房管理制度 ‎3.7.1档案工作人员要严格遵守党和国家关于档案安全、保密的有关规定,时刻提高警惕,防止坏人破坏和窃密。‎ ‎3.7.2档案工作人员要热爱本职工作,熟悉室藏,尽量缩短调卷时间,提高工作效率。‎ ‎3.7.3做好防盗、防火、防潮、防晒、防虫、防鼠工作,库房内严禁烟火,不准存放易燃易爆物品,以保证档案的安全,库房内经常保持整洁和通风。‎ ‎3.7.4档案工作人员对新增加和借出的档案要进行必要的加工整理和清点核对,然后及时入库。‎ ‎3.7.5档案工作人员要做好统计工作,定期清点室藏档案。‎ ‎3.7.6档案工作人员变动时,要有负责同志监督,交待双方认真清点核对准确,办理交接手续。‎ ‎3.8档案防火安全制度 ‎3.8.1建立健全防火组织。‎ ‎3.8.2制定安全防火责任制并落实到人。‎ ‎3.8.3档案库房应远离易燃、易发生火灾等不安全的地方。库房内部、外部防火通道要畅通。‎ ‎3.8.4档案库房配备相应的灭火器材,要会同消防部门定期检查灭火器的效能,对不合格的器材应及时更换。‎ ‎3.8.5档案库房禁止烟火,禁止存放易燃、助燃、易爆物品。‎ ‎3.8.6档案库房内的一切电器、电线要安全可靠。不能有超负荷、漏电现象。每年请安全部门和电工技师检查一次,不安全隐患要随时排除。‎ ‎3.8.7定期组织档案人员学习防火、灭火知识,经常进行消防安全教育。‎ ‎3.8.8因管理不慎造成火灾事故的,要负刑事责任。‎ ‎3.9档案管理的工作流程 各职能部门移交的资料 收集整理 鉴定 不属 归档 范围 有参考价值 预 归 档 整理 分类 划分保管期限 著录编目卷内文件目录 案卷目录 备考表 ‎ ‎ 入库 四、其它 ‎4.1本手册公布执行后,浙环房字「」19号文中的《档案管理制度》自行作废。‎ ‎4.2本手册由行政部负责解释和修订 ‎4.3本手册于二0年月日起公布执行。‎ 附表一 ‎(全宗名称)‎ ‎(类目名称)‎ ‎(案卷题名)‎ 自年月至年月 保管期限 本卷共件页 归档号 ‎220‎ 单 位: mm 比 例: 1:2‎ ‎20‎ ‎20‎ ‎25‎ ‎25‎ ‎30‎ ‎30‎ ‎45‎ ‎25‎ ‎16‎ ‎16‎ ‎16‎ ‎16‎ ‎15‎ ‎310‎ ‎1‎ 全宗号目录号案卷号 ‎25‎ ‎40‎ ‎40‎ ‎1‎ 粗黑线2mm 附表二 卷内文件目录 顺序号 文号 责任者 题名 日期 页号 备注 用于行政管理类 市档案局监制 附表三 卷内备考表 说明:‎ 本卷内文件材料共页 其中文字材料页,图纸张。照片张。‎ 立卷人:‎ 年月日 检查人:‎ 年月日 档案局监制 附表四 声像档案目录 柜号 案卷号 案卷题名 年度 张(盘)数 保管期限 备注 市档案局监制 附表五 卷内目录 序号 文件 编号 责任者 文件材料题名 日期 页号 备注 用于经营管理类、建设工程类 市档案局监制 附表六 档号 档案馆号 缩微号 用于建设工程类 案卷题名 编制单位 编制日期 保管期限 密级