采购管理制度

采购管理制度

采购管理制度 ‎1、加强计划管理，严格审批手续，是采购管理的关键。‎ （1） 房务部、娱乐部、工程保安部等各部门需用的物品、物资的下一年度计划，在本年度10月份销售预算编制后，由各部门提交计划，计财部拟定方案，编制年度采购预算，经总经理批准后实施。‎ （2） 零星物品的申购，由使用部门提出请购，计财部根据库存情况审核，预算内由计财部经理审批，超出预算须报总经理批准后方可执行。‎ 3、 采购物资的择商和价格管理，采购物品坚持货比三家，严格价格控制。‎ （1） 所有申购计划或申购单（除鲜活原料外）送到采供组后，由采供组主管统一登记后分发给采购员。‎ （2） 采购人员收到自己分管的申购单后要认真归纳、分类整理。对其中有疑问的内容要与本部门经理和申报部门及时沟通，在确认无误后，按照要求时限尽快寻找供应厂、商，进行业务洽谈，经过对比筛选，择优确定报价并上报部门经理。‎ （3） 供应厂商的优惠、折扣、赠送、回扣等必须归大厦所有，并在报价中注明。‎ （4） 所有采购项目的择商、报价必须由采购部在充分准备，掌握市场行情的条件下择优确定；使用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑，并对所掌握的供应厂商及购物意向要主动通报采供员，由其选定质优价廉服务好的供应厂商。‎ 4、 采购项目的审批。‎ 所有采购项目经审批成为有效订单后，方能实施购买。‎ （1） 预算内物品采购申购单经仓库领班、采供主管、计财部经理签字后为有效订单。‎ （1） 各部门预算外追加物品的零星申购单，先由部门经理签字，经计财部经理审核后报大厦总经理审批签字方为有效订单。‎ 3、 采购项目的购买。‎ 所有采购项目依据有效订单原则上由计财采供组统一采购，其他部门一般不得自行购买。‎ （1） 经审批签字的申购单返回采供组后，经统一登记后落实到各采购员实施购买，所有购买活动必须依据有效订单规定的项目、数量、价格、时限、供应厂商及其他要求进行。‎ （2） 购买中要检查所购物品的品质、商标、期限、卫生标准等内容，坚决杜绝假冒伪劣等不合格商品流入大厦。‎ （3） 对于需订货或供需双方认为必须签约的经济活动，先要与供应商洽谈有关业务细节。签订合同先由采供主管、计财部经理审核，达成协议后，由大厦总经理审批、共同签订采购合同。‎ 5、 采购物资的验收。‎ 把好物资验收关，对不符合采购订单内容的项目一律拒收或补办手续。‎ （1） 无论是采购人员自提还是供应厂商送货，货到大厦后，必须首先与仓库验收人员联系，不允许采购人员或供应厂商直接将货物交与所需部门。‎ （2） 凡经批准的各类申购计划、申购单、订货单、合同复印件等，由采供组有关人员根据不同时间交仓库验收员作收货凭证，无任何收货凭证的货物，验收员有权拒收。‎ （3） 各项进货均由仓库按收货凭证进行验收，物资到货需仓库验收员、使用部门二人同时验收，根据收货凭证，发票，核对货物的品名、规格、价格、质量、数量、金额是否一致，货物验收合格后即开出验收入库单并签字，所有进货均应过磅点数。‎ （1） 进货物品如有合同或小样，应根据合同标准和封存小样进行验收。‎ （2） 开好的验收单，由验收员送交使用部门签字。入库的货物，由仓库保管员签收，直拨的货物，由使用部门签收，签收后的验收单一式四联，一联交供应商，一联交仓库保管员，一联交计财成本核算员，一联留存。‎ （3） 所有进货如发现与品名、规格、质量、数量不符时，验收员有权拒收，并向仓库领班或计财部经理报告。‎ 5、 特殊采购项目。‎ （1） 对一些技术性强，或有特殊要求的采购项目，采供部可以邀请有关部门相关人员会同购买。‎ （2） 一般采购物品在7天前、紧急物品在24小时前由各申购部门按照申购程序办理申购。若确有个别紧急需求，须经有关授权人批准后，由所需部门自行购买，在有关授权人监督下收货，于次日及时补办申购、审批、收货手续。‎ 对确有采购困难的物品，采购员应于物品要求到位日前，反馈给使用部门，协商或建议使用替代品，如因反馈不及时，影响到大厦正常经营，将追究采购当事人的责任.‎