精编电大专科《办公室管理》设计题题库及答案（试卷号2180）

精编电大专科《办公室管理》设计题题库及答案（试卷号2180）

最新电大专科《办公室管理》设计题题库及答案（试卷号 2180） 盗传必究 设计题 1. 给下而的情境设计礼貌用语。 ⑴问人姓氏说（ （2）仰慕已久说 （ （3）长期未见说 （ （4）请人解答说 （ （5）求人办事说 （ （6）请改文章说 （ ⑺向人祝贺说（ （8）身体不适说 （ （9）看望别人说 （ （10）请人接受说 （ （11）希望照顾说 （ （12）赞人见解说 （ （13）归还物品说 （ （14）等候别人说 （ （15）需要考虑说 （ （11）关照（12）高见（13）奉还（14） 恭候（15）斟酌 （每点 2 分） 2. 设计一份开业典礼的筹备工作流程。 答：开业典礼的舆论宣传工作（可运用传播媒介在报纸、电台、电视台广泛发布广告或在告示栏中张 贴 开业告示）（6 分）一做好来宾邀请工作（3 分）一发放请柬（3 分）一现场的布置（3 分）一准备开幕 词、 致答词（3 分）一做好接待服务工作（3 分）一要做好礼品馈赠工作（3 分）一拟定典礼程序（3 分） 一各 种物质的准备工作。（3 分） 3. X 市政府办公室的李助理，在接受徐市长的一份紧急材料写作任务之后，急匆匆地赶往自己办公 室， 在走廊被分管经济工作的杨副市长叫了过去。杨副市长要李秘书赶紧为他查找有关市场经济的重要资 料。 李助理此时此刻一心只想到完成徐市长布置的任务，对杨副市长说的什么心不在焉。杨副市长见他有 些走神，又重述了一遍自己的话。面对两位领导几乎同时布置的工作，李助理陷入左右为难的境地。 请你 为李助理设计一个合理的应对之策。 答：（1）办公室的一项基本职能是为领导（政务）服务，李助理对于徐市长和杨副市长交办的事情都 不可回绝，而是应当承担下来。（6 分） （2）李助理接受任务后回到办公室，向办公室主任汇报，与其他助理协商，由他人完成杨副市长交办 的事项。（8 分） （3） 李助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务。（8 分） （4） 他人查找完杨副市长所要的材料后，李助理亲自将材料送至杨副市长处，如果可能，可以顺带 把 实际参与查找人员的名字讲一下。（8 分） 4. 文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目？履行哪些职 答：⑴贵姓（2）久仰 （3）久违（4）请 教 （5）拜托（6）斧正 ⑺恭喜（8）欠安 （9）拜访（10）笑纳 责？ 答：（1）准备旅行计划和旅馆信息。旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或 轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。（2 分） （2） 制定约会计划。约会计划表包括：城市名和省（州）名（如果是国外旅行，写明城市名和国家 名）， 日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码。（2 分） （3） 为商务洽谈收集资料。（1 分） （4） 决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的用品列出清单。（1 分） （5） 考虑行李问题。通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人信息。为每件行李准备识别 标 签。（1 分） （6） 安排差旅费。（1 分） （7） 建立旅 行一一旅馆信息资料库。随时与旅行社联系，建立最新信息充实自己的资料库。 （1 分） （8） 办理旅行保险，如意外伤害保险等。（1 分） 5. 某公司成立三周年，准备举行大型宴会，办公室人员应该如何做好准备，要做哪些工作？ 答：（1）客人的选择。确定名单，再请上司核定。（2 分） （2） 确定时间。如果是涉外宴请，宴请时间应该按照国际惯例，征询客人的意见，要避免选择对方 的 重大节假日。（1 分） （3） 会场的选择。要考虑宴会的性质，客人的数目，以及预算费用等，考虑宴会的形式与气氛、交 通 是否方便、场地大小是否合适、菜式、有无停车场。（2 分） （4） 拟订菜单。应符合对方的饮食习惯，从宾客的身份、宴请层次、目的等方面去考虑，至少要提 供 2 份菜单，供上司挑选。（1 分） （5） 寄发请柬。宴请需要发请柬，请柬上应写明邀请人姓名，被邀请人姓名、宴请的目的、方式、 时 间、地点，以及着装要求、要求回函及其他说明等。请柬一般要提前一至二周发出；（2 分） （6） 席次的排列。以社会地位与年龄作优先考虑来安排，在请柬上应注明席次号。席次的排列原则 是: 男女主人对坐桌椅的两端；男女宾客间隔而坐；夫妇分开坐；男主宾坐在女主人的右边，女主宾坐在 男主 人的右边。主人方而的陪客，应插在客人中间坐，以便同客人接触交谈。（2 分） 6. 安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术人股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共 同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行 10 人将于 8 月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任 请 小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？ 答：（1）接受任务（1 分） （2） 了解来宾（2 分） （3） 制订计划（2 分） （4） 预订食宿（1 分） （5） 迎接来宾（1 分） （6） 商议日程（2 分） （7） 安排会谈（2 分） （8） 陪同参观（1 分） （9） 送别客人（1 分） （10） 接待小结。（2 分） 7. 文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？ 答：（1）整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支 的出差费用。（3 分）. （2） 回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上 司 的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。（3 分） （3） 尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。（3 分） （4） 把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。（3 分） （5） 对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。（3 分） 8. 康桥宾馆位于本市南京西路 45 号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在 11 月 15 日上午 9： 00 至 12：。0 召开全厂中层干部大会，讨论第二年的产品发展和销售计划，地点就在 康 桥宾馆的 12 楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应 该 考虑哪些问题？ 答：（1）会议的名称；（2 分） （2） 出席会议者的姓名或组织、部门的名称；（2 分） （3） 日期、时间（开始到结束的预定时刻）；（2 分） （4） 地点：（具体在几楼几号会议室）；（2 分） （5） 议题（或者议事日程）；（2 分） （6） 主办者的联络处、电话号码等；（1 分） （7） 开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码（必要时可附上地图）；（2 分） （8） 注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等。（2 分） 9. 某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有各种会议用品，室 外 有接待处，公司还租了汽车接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作？ 答：（1）要替搭车回去的人安排车子；（2 分） （2） 在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领；（2 分） （3） 有留话时，切记务必传达；（1 分） （4） 检查会场有无物品遗漏；（1 分） （5） 要为参加会议的人员送行；（1 分） （6） 文秘人 员离去前。要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西，如有，则必须加以熄灭； （2 分） （7） 桌、椅早先若有移动，必须还原；洗涤烟灰缸、茶具等，并收拾妥当，倒去垃圾；（2 分） （8） 携带进会场的资料和会议用品要记得带回；（1 分） （9） 关紧门窗并上锁；（1 分） （10） 通知会场的管理单位，会议已经结束。（2 分） 10. 某公司为了推销自己的产品，做好宣传和营销前的准备工作，以良好的社会形象及合适的价格打 人 市场，决定组织召开专家座谈会，对其推销产品进行评估。如果你是办公室人员，领导责成你承办这个 座 谈会，你该如何做？ （1） 座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发表意见者; （3 分） （2） 座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜；（3 分）（3）座谈会上，文秘人员应与主持人密切 配合； （2 分）（4）主持人负责引导、组织，可不做记录；（2 分） （5）详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做；（1 分）（6）座谈会的时间不必严格规定， 可长可短；（2 分） （7）会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。（2 分） 11. 总经理要与 A 公司总裁谈某项业务工作，文员替总经理安排这个约会，应该怎么做？ 答：总经理要与 A 公司总裁谈某项业务工作，文员替总经理安排这个约会，应该怎么做?首先，用写 信 的方式定约，等对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员确认；（2 分）其次，正确告知总经理的姓名、 目的、时间、地点、方式（早餐会、午餐会等）、所需要的时间等，日期的确定应有弹性，告知你或总经 理 的联系电话。（2 分）第三，决定时间、地点时，要注意： （一） 星期一早上、周末下午、即将下班之前、午餐前后对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗 教意 义的日子、公司有重大活动时、不要安排约会；（3 分） （二） 地点必须选择对方比较方便的地方，还应考虑礼仪规格、是否需保密、是否需就餐等；（3 分） （三） 如对约会地点没有充分把握，应事先调查路线、如何前往、房间大小、桌子的配置等。（3 分） （四） 约定好后向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。如有必要，还应准备约会所需要的文件 资料。 （2 分） 12. 所谓“有问题”的来访者一般是怎样的?文员应如何应对？ 答：（1）固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协（但要注意礼貌）地反复进行解 释 并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度。可保证：如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。 （4 分） （2） 进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话保安部门，不要与蛮横无理、可能带来危险的来 访 者直接冲突。（3 分） （3） 情绪激动的来访者。如果来访者是男性，女文员应该找男的帮忙；如果是女性，女文员可能会 使 她平静下来；如不行，找一个成熟的女同事来帮忙。（4 分） （4）骗人的老手。他们①介绍的产品或服务价格低得离谱；②公司经营时间不长；③个人或公司没有 通讯地址，或电话号码有疑问。必须保护公司和上司的利益。（4 分） 13. 文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做？ 答：在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生 It、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋 节 等；（2 分） （1） 还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等；（2 分） （2） 在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于当地的 购物环境。 （1 分） （3） 还应熟知以下规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方选择适当 的 礼物即可。（2 分） （4） 要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方。（2 分） （5） 赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下。（1 分） （6） 如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。 （1 分） （7） 文秘人员应准备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提的建议或 者 提出一些其他的意见、以及标明价格范围。（2 分） （8） 为了避免所送礼物的重复，文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。 14. 办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？ 答：⑴接受任务；（2 分） （2） 了解来宾、制订计划；（2 分） （3） 预订食宿；（1 分） （4） 欢迎来宾、商议日程；（1 分） （5） 礼节性拜访、宴请；（1 分） （6） 正式会谈；（2 分） （7 俊订协议书；（2 分） （8） 陪同参观游览；（1 分） （9） 互赠礼品；（1 分） （10） 欢送来宾、接待小结。（2 分）