第三章总帐子系统(初始化设置)

第三章总帐子系统(初始化设置)

会计信息系统 Accounting information system 2/14/2021 1 系统管理模块操作界面 初始密码为空 系统管理员负责系统维护（账套管理、操作员及权限设置） 账套主管负责所选账套的维护（修改、年度账管理、操作员权限设置） 查看帮助文档 选中复选框可以修改密码 2/14/2021 2 系统管理员工作内容 : 注册 — 进入 系统管理模块 2/14/2021 3 系统管理员工作内容 : 输出账套－－将所选的账套数据从本系统中卸出。 2/14/2021 4 系统管理员工作内容 : 输出账套－－将所选的账套数据从本系统中卸出。 2/14/2021 5 系统管理员工作内容 ： 引入账套－－－将系统外某账套数据引入本系统中。该功能有利于集团公司的操作，子公司的账套数据可以定期被引入母公司系统中，以便进行分析和合并。 账套数据备份文件前缀统一为 ： uferpact 2/14/2021 6 第三章 总帐子系统 Chapter 3 总帐子系统 2/14/2021 7 本章教学目的 理解总账子系统的基本原理 , 掌握总账子系统的各项操作。 总账子系统是会计信息系统的主要子系统 , 本章是此课程的重点 . 2/14/2021 8 教学内容 : 第一节 总账子系统概述 第二节 总账子系统初始化 第三节 总账子系统日常业务处理 第四节 总账子系统的出纳管理 第五节 总账子系统的帐簿管理 第六节 总账子系统的期末处理 2/14/2021 9 第一节 总账子系统概述 一 . 计算机账务系统的数据流程 1 、编辑输入记账凭证或机制凭证。 2 、对输入的记账凭证进行审核。 3 、人工控制由计算机自动完成记账工作。 4 、人工控制由计算机自动进行银行对账。 5 、人工控制由计算机自动完成结账工作。 6 、在计算机会计账务系统第一次投入使用时，也有类似手工的建账工作，这一工作通过对系统的 初始设置来完成。 2/14/2021 10 第一节 总账子系统概述 二、总账子系统的主要功能 1 、基础设置 2 、凭证管理 3 、帐簿管理 4 、月末处理 5 、出纳管理 6 、辅助核算管理 日常处理 期末处理 初始设置 辅助管理 2/14/2021 11 三、总账子系统操作流程 （一）初始设置 建账 建立会计科目 建立辅助目录 定义外币 录入初始余额 设置凭证类别 设置结算方式 2/14/2021 12 （ 二）日常处理 制单 更换操作员 审核 记账 出纳管理 辅助账管理 帐簿管理 2/14/2021 13 （三）期末处理 自动转账 结账 试算并对账 打印账簿 会计档案备份 2/14/2021 14 第二节 总账子系统初始化 一 . 启动与注册 二 . 总帐控制参数的设置 三 . 外币及汇率的设置 ( 基础档案中已设置 ) 四 . 建立会计科目 五 . 建立辅助核算档案 ( 项目目录设置 ) 六 . 设置凭证类别 七 . 定义结算方式 ( 基础档案中已设置 ) 八 . 设置明细操作权限 ( 选修 ) 九 . 期初余额的录入 2/14/2021 15 一、启动与注册 单击“开始”按钮，执行“开始 —> 程序 —> 用友 ERP-U8—> 企业门户 ”命令，打开“注册 [ 企业门户 ]” 对话框； 输入数据：操作员，密码，帐套，会计年度，日期等； 单击“确定”按钮，进入企业门户。 再执行“ 财务会计 —> 总帐 ” 命令 , 进入总帐系统 2/14/2021 16 一、启动与注册 2/14/2021 17 二 . 总帐控制参数的设置 首次启用一个新建账套的账务处理子系统或启用一个账务处理子系统之后，都可以对账务处理子系统的控制功能作进一步的设置。 2/14/2021 18 二 . 总帐控制参数的设置 操作步骤 : 执行系统菜单的“ 总帐 —> 设置 —> 选项 ”命令，打开“选项”对话框； 分别单击“凭证”、“帐簿”、“会计日历”、“其他”选项卡，依次进行设置； 完成后，单击“编辑”按钮； 单击“确定”按钮，退出选项设置。 2/14/2021 19 二 . 总帐控制参数的设置 2/14/2021 20 二 . 总帐控制参数的设置 （一）凭证控制设置 1 、制单控制：在填制凭证时，系统能够进行的控制。 （ 1 ）制单序时控制：先发生的，先输入 （ 2 ）资金及往来赤字控制：当现金、银行科目的最新余额出现负数时，系统将予以提示 （ 3 ）可以使用其他系统受控科目：若某科目为其他系统的控制科目，为防止重复制单，应只允许其控制系统来使用该科目进行制单，总账系统不能使用该科目制单。若希望总账能使用它制单，则选此项。 （ 4 ）允许修改他人填制的凭证： （ 5 ）支票控制：选此项，在制单时录入了未在支票登记簿中登记的支票号，系统将提供登记支票登记簿的功能。 （ 6 ）制单权限控制到科目： 2/14/2021 21 二 . 总帐控制参数的设置 （一）凭证控制设置 2 、外币核算：如果企业有外币业务，则应选择相应的汇率方式──固定汇率、浮动汇率。 3 、凭证控制：处理凭证时，系统能够进行的操作控制。 （ 1 ）打印凭证页脚姓名： （ 2 ）凭证审核控制到操作员： （ 3 ）出纳凭证必须经由出纳签字：出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对。 2/14/2021 22 二 . 总帐控制参数的设置 （一）凭证控制设置 4 、凭证编号方式控制：其中“系统编号”为填制凭证时，按照凭证类别按月自动编制凭证编号。“手工编号”为在制单时手工录入凭证编号。 5 、往来控制方式：客户往来款项和供应商往来款项是由应收、应付系统核算，还是由账务处理子系统核算。 2/14/2021 23 二 . 总帐控制参数的设置 （二）账簿设置：用来调整各种账簿的输出方式及打印要求等。 1 、打印位数宽度 2 、明细账（日记账、多栏账）打印输出方式 3 、凭证、正式账每页打印行数： 4 、明细账查询权限控制到科目： 2/14/2021 24 二 . 总帐控制参数的设置 （三）明细权限设置 对操作员的操作权限做进一步控制。如制单权限控制到科目、凭证审核权控制到操作员、明细账查询控制到科目。 2/14/2021 25 二 . 总帐控制参数的设置 2/14/2021 26 三、定义外币及汇率 包括定义外币代码、名称、小数位和汇率 外币*汇率 = 本位币 间接汇率 外币 / 汇率 = 本位币 直接汇率 2/14/2021 27 四、建立会计科目 1 、 设置明细科目的原则 ： P42 ⑴ 设置会计科目必须满足会计核算的要求 要根据不同单位经济业务的特点，以全面核算其经济业务的全过程及结果为目的，使全部经济业务在所设的科目体系中都能得到反映。 ⑵ 设置会计科目必须满足管理的要求 会计信息系统还要为企业管理提供各种信息，为考核、分析单位的经营状况，实施控制，作出预测、决策提供依据。而这些要求都可以通过合理地设置科目体系得到满足。 2/14/2021 28 四、建立会计科目 1 、设置明细科目的原则： P42 ⑶ 设置会计科目必须满足报表的要求 ; 会计报表是会计信息息统的输出的基本信息之一，报表中的各项数据应能方便的从机内账中自动生成。报表中的各个要素，应能从各级会计科目中找到。 ⑷ 设置会计科目要保持相对稳定性 进行科目设置时必须考虑企业经济活动的发展前景，留出较充分的余地。 ⑸ 设置会计科目要满足会计制度的要求 我国的 《 企业会计制度 》 对一级科目的名称、编码使用范围都有明确的规定，不允许各单位进行修改，只能在制度允许的条件下进行适当的增删，单位在确定科目体系时必须遵循这一规定。 2/14/2021 29 四、建立会计科目 2 、编辑会计科目的顺序应为： 删除多余不用设置的科目  增加明细科目  修改有特殊核算要求的科目 3 、操作 : 操作步骤 : 执行系统菜单的“ 总帐 —> 设置 —> 会计科目 ”命令，打开“会计科目”对话框； 单击 【 增加 】 按钮，打开编辑窗口，键入科目编码和名称，单击 【 确定 】 。 2/14/2021 30 四、建立会计科目 2/14/2021 31 4 、 建立会计科目时设置的主要项目 科目编码：应按编码方案（必输入） 科目名称：分为科目中文名称和科目英文名称，中文名称最多可输入 10 个汉字。（必输入） 科目类型：分为：资产、负债、所有者权益、成本、损益。 （必选择） 账页格式 ： 有金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种账页格式。 （必选择） 助记码：用于帮助记忆科目，提高录入和查询速度。通常科目助记码不必唯一，可以重复。 四、建立会计科目 2/14/2021 32 4 、建立会计科目时设置的主要项目 外币核算：用于设定该科目核算的是否有外币核算，以及核算的外币名称。 数量核算：用于设定该科目是否有数量核算，以及数量计量单位。 科目性质（余额方向）：资产类科目性质为借方，负债类科目性质为贷方。 四、建立会计科目 2/14/2021 33 四、建立会计科目 4 、 建立会计科目时设置的主要项目 辅助核算： ( 难点 ) 专项核算功能，有部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算。注意：一个科目可同时设置两种专项核算；在设置辅助核算时请尽量慎重，因为，如果您的科目已有数据，而您又对科目的辅助核算进行修改，那么，很可能会造成总账与辅助账对账不平。 其他核算：现金科目要设为日记账；银行存款科目要设为银行账和日记账。 受控系统 : 避免重复制单 . 2/14/2021 34 四 . 建立 会计科目 —— 增加会计科目： 建立会计科目 , 就是将会计科目逐一按系统要求描述给系统 一经使用，不能再增设下级科目，只能增设同级科目； 注意辅助核算内容的录入； 2/14/2021 35 四 . 建立 会计科目 —— 增加会计科目： 2/14/2021 36 四 . 建立会计科目 —— 修改会计科目： 1. 操作 : 选中要修改的科目，单击 【 修改 】 按钮，再按 【 修改 】 ，激活编辑窗口。 2. 注意 : * 已有数据的科目不能修改科目性质 * 被封存的科目在制单时不可以使用 2/14/2021 37 四 . 建立会计科目 —— 修改会计科目： 2/14/2021 38 * 只有在修改状态才能设置汇总打印和封存 . 2/14/2021 39 四 . 建立 会计科目 —— 删除会计科目 操作 : 选中要删除的科目，单击 【 删除 】 按钮， 再次 【 确定 】 。 注意 : * 若科目已制单或录入期初余额，不能删除 * 被指定为现金银行科目除非事先取消指定，否则不能删除 * 非末级科目不能删除 2/14/2021 40 四 . 建立会计科目 —— 删除会计科目 2/14/2021 41 四 . 建立 会计科目 —— 删除会计科目 2/14/2021 42 四 . 建立 会计科目 —— 复制 , 成批复制： 作用 : 节省操作时间 操作 : 执行 “ 编辑  复制 ” 或 “ 编辑  成批复制 ” 2/14/2021 43 四 . 建立 会计科目 —— 指定会计科目： 操作 : （ 1 ） 单击 【 编辑 】 菜单下的 【 指定科目 】 （ 2 ） 用户在此用 【 > 】 、 【>>】 选择现金、银行存款的总账科目 （ 3 ） 选择完毕后，用鼠标单击确认按钮即可。 2/14/2021 44 四 . 建立 会计科目 —— 指定会计科目： 2/14/2021 45 四 . 建立 会计科目 —— 指定会计科目： 注意： 这里的制定科目 , 是指定出纳的专管科目； 只有指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行存款的管理，才能查看现金、银行存款日记账； 在指定“现金科目”“银行科目”之前，应在建立“现金”“银行存款”会计科目时选中“日记账”复选框。 2/14/2021 46 四 . 建立 会计科目 —— 指定会计科目 2/14/2021 47 五 . 项目目录的定义 若需要进行项目核算，则可以使用该功能 , 在建工程、对外投资、技术改造、融资成本、在产品成本、课题、合同订单等，均可按项目进行明细核算和管理。 难点 2/14/2021 48 ( 一 ) 定义项目大类 即项目核算的分类类别。如产品销售收入按产品项目核算，项目大类可定义为产品核算。 1 、增加项目大类名称。比如 ” 生产成本” 2 、定义项目级次。 ( 采用默认值 ) 3 、定义项目栏目。 ( 采用默认值 ) 注意 : 这里大类的名称是该类项目的总称 , 而不是会计科目名称 . 操作 : 执行 ” 设置 -> 编码档案 -> 项目目录”命令 , 进入 ” 项目档案”窗口 ; 单击 ” 增加”按钮 , 打开 ” 项目大类定义 - 增加”对话框 , 输入新项目大类名称 ” 生产成本” ; 最后单击 ” 完成”按钮 , 返回 ” 项目档案”窗口 难点 五 . 项目目录的定义 2/14/2021 49 五 . 项目目录的定义 1. 增加项目大类名称 2/14/2021 50 （ 二）指定核算科目 例如：将直接材料、直接人工和制造费用等科目指定为生产成本项目大类。 注意：一个项目大类可指定多个科目，一个科目只能指定一个项目大类。 操作 : 在 ” 项目档案”窗口中 , 选择 ” 核算科目”页签 , 选择项目大类 ” 生产成本” , 再选择要参加核算的科目 , 最后 ” 确定”按钮 . 难点 五 . 项目目录的定义 1. 增加项目大类名称 2/14/2021 51 五 . 项目目录的定义 2. 指定核算科目 2/14/2021 52 （三）定义项目分类 为了便于统计，可对同一项目大类下的项目进行进一步划分，即定义项目分类。 例如：对生产成本项目大类可进一步划分为：自行开发项目和委托开发项目。 操作 : 在 ” 项目档案”窗口中 , 选择 ” 项目分类定义”页签 ; 单击 ” 增加”按钮 , 依此输入分类编码 . 分类名称 ; 单击 ” 确认”按钮 . 其他同理操作 . 难点 五 . 项目目录的定义 3. 定义项目分类 2/14/2021 53 五 . 项目目录的定义 3. 定义项目分类 2/14/2021 54 （ 四）定义项目目录 即是将各个项目大类中的具体项目输入系统。具体输入的内容又取决于项目栏目中所定义的栏目名称或数据。 操作 : 在“项目档案”窗口中 , 选择 ” 项目目录”页签 ; 单击 ” 维护”按钮 , 进入 ” 项目目录维护 ” 窗口 , 单击 ” 增加”按钮 , 依此输入项目编号 , 项目名称 , 选择所属分类码 . 其他同理增加 . 五 . 项目目录的定义 难点 2/14/2021 55 五 . 项目目录的定义 4. 定义项目目录 2/14/2021 56 六 . 凭证类别设置 通常，系统提供五种常用分类方式供选择： 1 、记账凭证 2 、收款、付款、转账凭证 3 、现金、银行、转账凭证 4 、现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证 5 、自定义凭证类别 在录入凭证之前，应进行凭证类别的设置；已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字；若限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有下级科目都将受到同样的限制。 2/14/2021 57 六 . 凭证类别设置 2/14/2021 58 六 . 凭证类别设置 双击设置限制类型、限制科目 2/14/2021 59 常用摘要定义 2/14/2021 60 常用凭证定义 2/14/2021 61 九 . 期初余额录入 在初次使用账务处理子系统时，应将经过整理的手工账目的期初余额录入计算机； (1) 如果是年中启用账务处理子系统，应先将各账户 此时的余额 和年初到此时的 借贷方累计发生额 计算清楚，作为启用系统的期初数据录入到账务处理子系统中，系统将自动计算年初余额； (2) 如果企业是在年初建账，或不反映启用日期以前的发生额，则期初余额就是年初数。如果科目有辅助核算，还应整理各辅助项目的期初余额，以便在期初余额中录入。 2/14/2021 62 九 . 期初余额录入 内容 : 期初余额的录入 : 分两部分： 辅助核算科目期初余额录入 ( 先 ) 总账期初余额录入 ( 后 ) 。 试算平衡 2/14/2021 63 录入界面分三种情况 : 最末级科目为白色，单击录入余额 非末级科目为黄色，不录入，刷新 辅助科目为蓝色，双击后打开新窗口录入 九 . 期初余额录入 2/14/2021 64 九 . 期初余额的录入 2/14/2021 65 九 . 期初余额的录入 ( 一 ) 录入辅助账期初余额 在录入期初余额时，若某一会计科目涉及 辅助核算 ，则系统 自动 为该科目开设辅助账页。因此，在输入期初余额时，不能直接输入总账科目的期初余额，而应首先调出辅助核算账，录入辅助账期初余额，输入完毕，系统自动将辅助账的期初余额之和作为该总账科目初余额。 2/14/2021 66 ( 一 ) 录入辅助账期初余额 2/14/2021 67 ( 二 ) 总帐期初余额的 录入 余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算。 若有数量 , 外币核算时 , 应先录入期初数量和外币余额 ; 对于外币核算还应先输入本币余额 . 红字余额用 负号 输入 . 用“方向”按纽调整余额方向 . 九 . 期初余额的录入 2/14/2021 68 ( 二 ) 总帐期初余额的 录入 2/14/2021 69 九、录入期初余额 如果是第一次使用账务处理系统，须使用该功能录入期初余额，否则使用结转上年余额自动结转。 在科目录入期初余额之前可以调整余额方向 凭证记账后，期初余额不能再修改 2/14/2021 70 九 . 期初余额的录入 试算平衡 期初余额录入完毕后，应该试算平衡。期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证； 已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能。 2/14/2021 71 试算平衡 2/14/2021 72 总账系统初始化设置的正确性检查 是否设置会计科目； 是否有未定义下级会计科目的会计科目； 是否有未定义项目大类的“项目核算类”会计科目； 各科目年初余额及各科目上、下级科目的年初余额是否平衡，各科目每月的发生额是否平衡； 个人往来账与总账期初余额是否平衡； 单位往来账与总账期初余额是否平衡； 部门核算总账与总账期初余额是否平衡； 项目核算总账与总账期初余额是否平衡； 是否设置凭证类型。 2/14/2021 73 辅助核算三步曲： 1 ）设置会计科目时，如某科目需要辅助核算，则设为辅助核算账类，并设置各辅助核算目录 2 ）制单时，遇到辅助核算科目，系统就弹出一对话框，要求输入辅助核算信息。记账前后，均可输出各辅助核算账 3 ）各辅助核算账簿的管理（如往来账的清理等） 重点提示 2/14/2021 74 练习与思考 www.themegallery.com LOGO 总账系统初始化的包括哪些工作？ 简述建立会计科目的操作方法 。 简述总帐子系统包括那些功能模块 ? 作业题： 2/14/2021 76 休息一下吧 2/14/2021 77 面试的 27 个经典问题 1 、我们为什么要雇请你呢？有的面试只有这么一个问题。　　 　　 2 、你认为自己最大的弱点是什么？绝对不要自作聪明地回答 " 我最大的缺点是过于追求完美 " ，有的人以为这样回答会显得自己比较出色，但事实上，他已经岌芨可危了。　　 　　 3 、你最喜欢的大学课程是什么？为什么？说和你要应聘的职位相关的课程吧，表现一下自己的热诚没有什么坏处。　　 　　 4 、你最不喜欢的大学课程是什么？为什么？ " 我不得不说是我们大学的主修课程，虽然我知道他们只是例行一下公事，但课堂上死气沉沉，老师和学生都只不过想熬完这个学期 " 　　 　　 5 、你在大学期间最喜欢的老师是谁？我一向的回答都是（事实上也的确是）：教我们广告营销的教授，他能使课堂充满生气。通过实例让学生把知识和现实紧密结合，而不是死读书本，我想我从他身上得到的最多。　　 　 2/14/2021 78 面试的 27 个经典问题 　 6 、你能为我们公司带来什么呢？假如你可以的话，试着告诉他们你可以减低他们的费用 --" 我已经接受过 MicrosoftAccess 和 Word 的培训，立刻就可以上岗工作 " （他们在那边可能想： Access 培训要花 $540Word 要花 $445, 这小子能为我们省下 $1000 的培训费用呢。　　 　　 7 、最能概括你自己的三个词是什么？我经常用的三个词是：适应能力强，有责任心和做事有始终，结合具体例子向主考官解释，使他们觉得你具有发展潜力。　　 　　 8 、你为什么来应聘这份工作？ " 我来应聘是因为我相信自己能为公司作出贡献，我在这个领域的经验很少人比得上，而且我的适应能力使我确信我能把职责带上一个新的台阶 " 。　　 　　 9 、你对加班有什么看法？尽量诚实 -- 如果你说了 " 是 " 而实际上却不想，那么你会被人一直盯住。　　 　　 10 、你对我们公司有什么认识？说几件你知道的事，其中至少有一样是 " 销售额为多少多少 " 之类。 2/14/2021 79 面试的 27 个经典问题 11 、你是怎么知道我们招聘这个职位的呢？如果你是从公司内部某人处打听回来的消息，记得提及他的名字，公司不说偏袒内部关系不代表它不存在。　　 　　 12 、除了工资，还有什么福利最吸引你？尽可能诚实，如果你做足了功课，你就知道他们会提供什么，回答尽可能和他们提供的相配。如果你觉得自己该得到更多，也可以多要一点。　　 　　 13 、你参加过什么业余活动？既然最好是让人觉得你处事不乏手腕，那么最好强调一下那些需要群体合作和领导才能的活动。　　 　　 14 、你参加过义务活动吗？现在就着手做一些义务活动，不仅仅是那些对社会有贡献的，还要是你的雇主会在意的，如果他们还没有一个这样的员工，那么你会成为很好的公关资源。　　 　　 15 、你心目中的英雄是谁？最好的答案是你的朋友或者家人，尽量避免说及名人。　　 　　 16 、你有什么问题吗？一定要提问。　　 　　 17 、你过去的上级是个怎么样的人？别贬低过去的上司，提一下他的长处和不足。　　 　　 18 、你为什么还没找到合适的职位呢？别怕告诉他们你可能会有的聘请，千万不要说 " 我上一次面试弄得一塌糊涂 ……" 。指出这是你第一次面试。　　 　　 19 、你最近看过的电影或者小说是什么？虽然 《 雌雄大盗 》 是部不错的电影，但现在显然不是适合讨论的时候，找一些老少咸宜的电影如 《 尽善尽美 》 。　　 2/14/2021 80 面试的 27 个经典问题 20 、你的业余爱好是什么？找一些富于团体合作精神的，这里有一个真实的故事：有人被否决掉，因为他的爱好是深海潜水。主考官说：因为这是一项单人活动，我不敢肯定他能否适应团体工作。　　 　　 21 、你怎么看待要向比你年轻的人 / 女性汇报呢？ " 我从不根据年龄性别划分别人 , 只要他们是凭借自己能力到达该职务的，那绝对没有问题。 " 　　 　　 22 、你现在能把过去做过的工作做得更好吗？ " 事后诸葛亮地说 ……" 记得回答前先说这句话。　　 　　 23 、我可以跟你的前任上司联系求证一下吗？随便你怎么回答，但如果可以的话，最好答应。特别是你有前上司的证明信，没有比 " 当然，我有他的推荐信，你可以打电话给 ……" 更好的回答了。　　 　　 24 、有想过创业吗？这个问题可以显示你的冲劲，但如果你的回答是 " 有 " 的话，千万小心，下一个问题可能就是 " 那么为什么你不这样做呢？ " 　　 　　 25 、买这张桌子给我如果应聘销售或者市场之类的职务会常碰到这类问题。　　 　　 26 、作为被面试者给我打一下分试着列出四个优点和一个非常非常非常小的缺点，（可以抱怨一下设施，没有明确责任人的缺点是不会有人介意的）　　 　　 27 、告诉我三件关于这公司的事情。你应该知道十件和公司有关的事情，他问你三件你回答四件，他问你四件你回答五件。 2/14/2021 81