精选国家开放大学电大专科《办公室管理》2023期末试题及答案（试卷号：2180）

精选国家开放大学电大专科《办公室管理》2023期末试题及答案（试卷号：2180）

国家开放大学电大专科《办公室管理》2023 期末试题及答案（试卷号：2180） 盗传必究 一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在答题纸上。每小题 1 分，共 10 分） 1. 文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪些做法是错误的（） A. 如果用写信的方式，在估计对方收到信后，再打电话确认 B. 告知你或上司的联系电话，以便有变化时可立即通知 C. 对方越忙越必须早一点联络 D. 如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会 2. 以下关于名片的使用方式，哪些是错误的（） A. 文员应在任何时候、任何场合携带名片 B. 向别人递送名片时应双手捧交，将文字正而朝向对方 C. 如果对方给你名片，而你恰好没有带在身边，应说明并表歉意 D. 名片只能当面递送，寄去是不礼貌的 3. 文员要做好档案收集，应该收集的文书 资料是（） 。 A. 下级单位报送的报告、统计报表等 B. 未经签发的文电草稿 C. 单位内部互相抄送的文件材料 D. 本单位负责人兼任外单位职务所形成的文件材料 4. 值班人员不应该做以下哪类事情（） A. 签发文件 B. 分发会议通知 C. 询问情况 D. 传达指示 5. 接受忠告的反应应该是（） A. 以烦躁的心情倾听 B. 尽量把责任推给别人。 C. 应辩解说：“那是因为……” D. 切勿感情用事 6. 以下哪些不是办公室事务管理的特征（） A. 服务性 B. 决策性 C. 专业性 D. 主动性. 7. 文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（） A. 国名、地址、部门、姓名 B. 姓名、地址、部门、国名 C. 姓名、部门、地址、国名 D. 姓名、国名、部门、地址、 8. 有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务（） A. 准备资料 B 发表意见 C. 现场服务 D. 会议或会谈记录 9. 邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪些事情与文员的工作要求 不 一致（） A.每天开箱次数与邮局投递次数一致 Bo 取出邮件立即返回办公室 C. 事先带上包袋装邮件 D. 应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办 10. 以下哪些接打电话的行为是不正确的（） A. 受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击 B. 给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上 C. 做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用 D. 中途因有事需放下电话请对方等待时，应把话筒朝下放置 二、判断题（正确打“"”，错误打" X 二每小题 1 分，共 10 分） 11. 办公室桌、椅，特别是客人的椅子应放在直对光源的地方。（X ） 12. 办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。（V ） 13. 文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。（V ） 14. 请示与报告可以合并使用，如“关于 XXXX 问题的请示报告”。（X ） 15. 如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过 电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。（V ） 16. 假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知废弃，以免干扰其他事情。（X ） 17. 如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时 间 有空，就可答应下来。（X ） 18.女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一个拳头大小距离。 （V ） 19.文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。（X ） 20.列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变 更 和解密。（V ） 三、 筒答题（每小题 10 分，共 20 分） 21. 简要说明会议纪要有什么作用？有哪两种形式？要点： 答：会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。（3 分） 可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求 与 会单位共同遵守、执行。（3 分） 有两种形式：（1）议决性会议纪要。（2 分） （2）周知性会议纪要。（2 分） 22. 请简单说明提高会议效率的一些基本做法？ 答：遵循法律法规（1 分） 合理确定会议目标（1 分） 确定必要的与会者（1 分） 减少会议数量（1 分） 缩小会议规模（1 分） 简化会议程序（1 分） 缩短会议时间（2 分） 控制会议经费（1 分） 分析会议成本（1 分） 四、 设计题（每小题 15 分，共 30 分） 23.本单位为了推进工作开展，拟制定近三年或中长期工作发展规划，决定召开部分人员参加的工作 研 讨会，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会？ 答：（D 座谈会邀请对象必须是对部门工作熟悉，能独立思考、有主见又敢于发表意见者；（3 分） （2） 座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜；（3 分） （3） 座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；（2 分） （4） 主持人负责引导、组织，可不做记录；（2 分） （5） 详细的记录应由文秘人员在不引入注目的座位上去做；（1 分） （6） 座谈会的时间不必严格规定，可长可短，（2 分） （7）会场也可准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。（2 分） 24. 某中外合资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如 何 办？要考虑哪些因素？ 答：（1）清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；（3 分） （2） 征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物；（3 分） （3） 比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品；（3 分） （4） 赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下；（3 分） （5） 附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。（3 分） 五、案例分析题（每小题 15 分，共 30 分） 25 .请看如下案例： 上海某冰箱厂的冰箱畅销全国各地，一天，江苏某城市报上刊登了这家厂的家用冰箱发生爆炸的消息, 几天之内，这种冰箱在当地即无人问津。奇怪的是厂方却未收到该用户的投诉信或电话，而是记者纷纷上 门。 厂方决定派一位副厂长带一名技术员、一名文秘人员主动上门访问、调查。在经过周密的检查之后，技 术员始终找不出冰箱爆炸的原因。细心的文秘人员发现户主的神色不太正常，又发现冰箱内有细小的红 色 纸片，便向副厂长汇报。副厂长和户主进行了一整天的耐心、诚恳的交谈，并主动提出了赔偿冰箱和为 之 保密的条件。户主终于说出了是在冰箱里藏放了准备过年的鞭炮，其他人不知道，取食品时碰撞所致， 幸 未伤人。又说是因为邻居听到爆炸后向居委会报告，引起了媒介的注意才上了报的。查清了原因，副厂 长 当即与上海厂方联系，在当地召开了记者招待会，向新闻界说明了真相，隐去了户主的姓名，并承认了 厂 方的责任：“未在冰箱使用说明书上写明：冰箱内不可冷藏易燃易爆物品。”此话引发出记者们的哄堂大 笑，这件事就此喜剧性结束。几天后，这种品牌的冰箱销售量迅速回升，一台崭新的冰箱也送至那位用户 的 家中。 从这个案例，可以为我们文秘人员的信访工作提供哪些有益的启示？ 答：（1）信访工作也不完全是被动地等人们写信，打电话或告上门来，文秘人员也应该注意到社会上 的反馈。（5 分） （2） 有些事涉及本单位的利益或信誉，应及时向领导汇报，采取主动出击的方法。（5 分） （3） 文秘人员虽不是专业人员，不能解决技术性的问题，但是文秘人员应具有细心、敏感的工作方 式 和作风，能从其他角度帮助领导解决问题。（5 分） 26.小李受上司委托在浦东机场接到公司的一位重要客人，“欢迎、欢迎”，嘴里说着，并不主动伸手, 等客人伸手了，小李才与之相握。小李一把拿过客人的行李，放入汽车的行李箱，接着引导客人到副驾驶 座 位上，说：“坐在这里视野好。”而后，自己坐到汽车后排座位上。一路上，小李非常关心地询问了客人 所 在公司的情况，打听客人的收入、福利和家庭情况，而这位客人似乎对这一切不很满意，话越来越少。 小李有点摸不着头脑，心想我这么殷勤地对待他，他怎么…… 你认为小李的举止是否合乎礼仪?为什么?小李应该怎么做才是正确的？ 答：（1）主人和客人之间，应该主人先伸手；（3 分） （2） 在替客人拿行李前应征求同意：“我替你拿可以吗？”（2 分） （3） 哪些行李可以放人行李箱中也要征得同意；（3 分） （4） 司机开车，汽车的位次礼仪是“右为上，左为下；后为上，前为下”；（3 分） （5） 客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座；（3 分） （6） 客人公司的一些内部情况、个人收入、福利和家庭情况等是不合适的话题；（3 分） （7） 应该与客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等。（3 分）