文件和档案管理制度

文件和档案管理制度

安全生产标准化文件（二） 2.5.1 文件和档案管理制度 文件和档案管理制度 ‎1 目 的 为了规范安全生产与职业卫生文件档案的管理，确保文件档案的完整性、合理性、科学性，使其为今后工作开展提供参考资料和文献，特制订本制度。‎ ‎2 适用范围 本制度适用于公司与安全生产与职业卫生有关的文件档案的管理。‎ ‎3 内 容 ‎3.1 文件资料收集 ‎（1）国家有关安全生产与职业卫生法律法规、标准规范及其他要求。 ‎ ‎（2）上级主管部门安全有关文件、批复文、领导指示材料及会议资料等。‎ ‎（3）公司安全生产与职业卫生文件、安全生产与职业卫生管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料等。‎ ‎（4）安全生产工作计划、总结、报告等。 ‎ ‎（5）各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等。‎ ‎（6）供应商、承包商相关材料。‎ ‎（7）安全设施检测、校验报告、记录等。‎ ‎（8）安全、职业卫生评价报告。‎ ‎3.2 立卷归档 ‎ ‎（1）文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷，保证档案的齐全、完整，能反映安全生产主要情况，以便保管和利用。‎ ‎（2）应根据文件资料的重要性，保存时间永久、长期和短期等三种进行时间整理，分类归档。‎ ‎（3）各部门在每年3月底前对上年度的文件资料进行归档，统一保存。‎ ‎（4）各种文件资料按一定特征进行排列和系统化，应层次分明，编写页码，填写卷内文件资料目录。 ‎ ‎（5）不同价值，不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷。 ‎ ‎3.3 档案保管 ‎ ‎（1）档案应入柜上架，科学排列，避免暴露和捆扎堆放。‎ ‎（2）应采取防潮、防虫措施，防止档案损坏。‎ ‎3.4 档案借阅 第 2 页 共 2 页 安全生产标准化文件（二） 2.5.1 文件和档案管理制度 ‎（1）文件资料档案借阅，必须借阅手续，借阅档案要注意保护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还，到期不能归还者，要说明情况，并办理续借手续。‎ ‎（2）借阅的档案要注意保密，未经许可，不得随意公开、发表或转借他人。‎ ‎（3）归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记本上注销。‎ ‎3.5 档案销毁 ‎ 对于过期并失去保存价值的文件资料，经单位领导批准，可以定期销毁，必要时做好销毁记录。‎ ‎ ‎ 第 2 页 共 2 页