在办公室业务培训会上的讲稿

在办公室业务培训会上的讲稿

笔杆子家园作者原创投稿，仅供学习参考，请勿照搬照抄！ 在办公室业务培训会上的讲稿 《现代汉语词典》中将协调解释为“使配合得适当”。说得 通俗一点，协调就是运筹，协调就是公关，协调就是化解矛 盾。机关业务部门多，领导层次多，对上对下的联系多，机 关干部办文、办会、办事，都有个协调问题，协调是必备素 质之一。有人做过这样一个形象的比喻：协调是杠杆，能够 增大工作动力；协调是润滑油，可以减少工作阻力；协调是 催化剂，能够提高工作效率；协调是黏合剂，能够增强团队 凝聚力。比喻得很形象、很到位。究竟怎么搞好协调，各有 各的高招和道道，所处环境不同、层次不同，办法也不尽相 同。在工作实践中，应注意把握这么几条。 一、及时明确任务要求 一般情况下，领导在交代任务的同时，会对有关协调方 面的工作提出明确要求，但在交代时不会每次都讲得很具体， 有时比较原则，特别是对一些协调过程中的细节问题，也可 能不一次性涉及，往往会随着工作的深入逐步提出来。因此， 作为机关工作人员来讲，就有一个进一步理解任务、消化指 示、把握标准的问题。对领导提出的标准要求要逐字逐句地 研究思考，对一些特殊要求，特别是蕴含在指示中的基本意 图、指向性和最终目的，一定要准确理解领会，否则在工作 中就会出现偏差。这里需要提出的是，往往有个误区，有的 同志比较强调自己的主观愿望，认为好心一定能办出好事来， 就是出些差错领导也会原谅的，其实不然，一旦出现了问题， 首要的决不会看你的愿望如何，这大概也是一些同志有时受 到领导批评还感觉委屈的主要原因。因此，搞好工作协调， 应当具有良好的愿望加上科学的思维和一定的协调能力，才 能把好事办好。某机关一位领导到一个下级单位检查工作， 由秘书科孙科长负责搞好协调。为了使领导有面子，孙科长 擅自要求受检单位两位领导和有关部门领导到机场迎接，房 间内摆放了鲜花，还购买了纪念品，安排的饭菜也很奢侈。 领导一看到这阵势，很不高兴，责问受检单位领导为什么顶 风、违纪、搞形式主义，当得知是孙科长的授意安排时，立 即火冒三丈，把孙科长狠狠批了一顿，命令他立即作出书面 检查，不久，孙科长被调离机关。 二、主动适应协调对象 所谓协调，不管是什么样的工作，说到底是人与人之间 的协调。对协调对象把握得怎么样，结果是不一样的。如果 用一个模式、一种方法、一个节奏来搞协调，就难以达到预 期效果。这里说把握协调对象，并不是指那种看风使舵式的， 也不是按照自己的标准来分个三六九等，更不是以自己的好 恶来作取舍，而是根据协调对象的自身特点、传统做法、相 互关系、地位作用等情况，选择最恰当的方式和办法，提高 工作协调的成效。平时协调处理工作，涉及其他部门、其他 单位掌管的业务，都要事先与之协商，取得一致意见后，再 呈报审批。当对方提出不同意见时，要耐心听取，认真研究， 甚至调整或改变自己的方案。如果对方完全不同意，或者意 识到根本行不通时，则应放弃自己的意见，另外研究其他办 法。尤其要注意，凡是几个部门意见尚未统一时，一般不要 上报审批，不能把矛盾上交。机关部门领导也不要轻易将几 个部门意见相左的议题提交办公会，以免议而不决，决而不 行。某机关理研室负责筹备部里理论骨干培训班，其中起草 领导讲话材料这项工作，需要办公室的支持帮助。按传统做 法，事前应先征求办公室的意见，在协商一致的情况下，再 向部领导呈报培训班方案。由于理研室没有事先征求办公室 的意见就上了件，把办公室的两个人分在了材料组，部领导 签批后，理研室到办公室要人帮忙，结果碰了钉子，办公室 以工作太忙、抽不出来人为由，拒绝了理研室的要求。结果 理研室抽人这件事做成了“夹生饭”，弄得很尴尬。这就是协调 的方式方法出了问题，主要原因是不按机关规矩来办事，事 前不商量，以领导压人，把工作强加到别人头上，这是机关 工作最忌讳的事情，机关干部一定要注意这个问题。 三、随时掌握情况变化 机关的同志都知道，协调工作从来没有一次就完事的， 这也是符合规律的，尤其是涉及上级领导和本级领导的活动， “变”是绝对的，“不变”是相对的。从某个角度讲，能不能及时 准确地掌握变化了的情况，既是协调工作成败的前提和基础， 也是很关键的因素。实践中，有些变化了的情况，领导会告 诉你，有些变化了的情况，则需要你去向领导及时报告，并 提出调整协调工作的意见建议。也可以说，你对变化的情况 掌握得越早越及时，工作就越主动，否则，可能会给领导造 成被动，甚至不可挽回、难以弥补。因此，当最初的协调方 案领导同意后，要做到“案”定思考不停，反复地想一想还有哪 些因素考虑不够充分，还会出现哪些由不确定因素造成的后 果，究竟有几套方案比较可行，等等，做到有备无患，随时 从容应对突发情况。有一天，某机关的张秘书，根据副市长 指示，分别通知了有关领导下午 4 时开会，部署安全生产工作。 下午 2 时 30 分，副市长突然打电话告诉他，因下午 4 时另外 有一个活动，会议提前到下午 3 时召开。张秘书赶紧把参加会 议的人员重新通知了一遍，唯独忘记告诉拿钥匙的人了，结 果与会人员要进会议室时门还锁着，到处找这个人也没找到， 弄得与会人员很有意见，副市长很不高兴，狠狠批评了张秘 书一顿。这就是对工作想得不细，考虑不周，对突然变化了 的情况没有应对好。 四、坚决说好该说的话 语言是协调的重要媒介和基本载体。工作协调能否顺利 进行取得成功，讲究语言艺术很重要。常言道：“良言一句三 冬暖”。得体的语言既能简明扼要，完整表达自己的意图，又 能使对方入心入耳入脑，使其愉快地接受协调。说话人人都 会，但能知道什么场合该说、什么场合不该说，而且能够把 该说的说好、把不该说的憋住，是很不容易的，值得每位机 关干部用心体会，下功夫历练。机关干部向领导报告情况、 通知事情、协调活动比较多，更要注意语言修养，提高说话 的艺术。话到嘴边要掂量，想好再说也无妨，拿捏不准的话 可以少说、慢说或不说；要多一些换位思考，话出口要想到 听者的感受，防止说者无心听者有意而祸从口出。有一次， 某省委组织部副部长到一个县召开座谈会，会上，市领导问 县委组织部的一个副部长：“最近工作怎么样啊？”这位副部长 随口答道：“副部长是个闲职，能干成啥事？”这句话把在座的 四级副部长“一网打尽”，气氛一下子就变得尴尬起来。省委组 织部副部长马上说这个县委组织部副部长一句：“副部长需要 协助部长干成的事很多，怎么能是一个闲职呢？你肯定没有 尽到应尽的职责，好好反思反思吧。”机关干部还要注意观察 分析每位领导的性格特点，并据此把握说话的要领，防止话 不投机半句多。另外，要善于选择说话的时机，多一些临机 处置，少一些照本宣科和千篇一律，多一些“雪中送炭”和“雨 中递伞”，切忌“火中取栗”和“火上浇油”；要注意态度，慎用 指令性语言，多用商量的口气，即使传达上级的指示，转达 领导交办的事项，也不要口气太硬。在一般协调场合，更要 注意语言平和，态度随和。在说好该说的话的同时，机关干 部还要时刻牢记，不该说的话坚决不说，要“守口如瓶”，始终 给嘴巴安一把“保密锁”，决不因多知道一些内部情况去炫耀， 传播小道消息，更不得随便议论领导工作上的事情，特别是 不能扩散领导中的意见分歧。 五、相互支持、与人为善 机关是一个协作的群体，同志之间、部门之间一定要相 互支持、相互配合。看起来各个部门各管一摊，实际上工作 都是互相联系的，都是为了单位建设。从这个目标出发，一 定要团结协作。要少扯皮，少推诿，多帮忙，同志之间要互 相提携，拾遗补阙，只要有精力，尽量伸出援助之手。部门 之间，有些工作是交叉的，分不那么清楚，有些工作要几个 部门一起来做，只要有力量，就主动多承担一些。如果你推 给我，我推给你，吃苦的事交给别人，得利的事揽给自己； 当着领导都接受，背着领导都推掉，是最影响关系的。某机 关有一个局牵头筹备一个会议，把购买物品、安排住宿、餐 饮、签到等容易办的事情留给了自己做，而把起草领导讲话、 修改典型发言一类的重活累活全都推给了别的部门。由于安 排的工作不公平、不合理，在协调会上，几个局长意见很大， 与这个牵头局长争吵起来，一致表示，不能这样分配工作， 应当把轻活、重活安排科学，牵头局应带头承担材料起草工 作，不能只挑轻活干。部门间还有一个相互服务的问题，相 互支持既有利于别人，也有利于自己，最终是有利于工作。 无论哪个部门，无论它自身多么强，各方面的关系处理不好， 也会四处碰壁，也难以顺顺当当地办成几件事情。还有就是 对同志、对上级都应本着维护的态度、理解的态度，真心实 意地希望自己的同志和领导能够工作得很好，发展得很好。 如果嫉贤妒能，生怕人家过得比自己好，这个关系就难处了。 这方面一定要注意多宣传别人的好处、优点，好话不仅讲在 当面，而且讲在背后，特别不要背后议论人家的短处。再就 是要多一点理解。人人都需要理解，也能够被人理解。理解 不是讲的弄清是非，而是善于去体察是非背后的合乎人情事 理的原因，原因清楚了，就容易宽容对方了。 六、做到快准细严实 有的时候领导交代一些工作的时候，表面上声音不大、 要求不急，只是寥寥数语，有时甚至看起来有些轻描淡写。 但作为机关工作人员，决不能因此自我减轻压力、降低标准、 放松要求。机关工作无小事，有时一个座位排得不妥、一个 文件传阅的顺序不对、一个通知拿捏得不准、一次车辆调度 得不够到位等等，都可能带来不可小视的影响。要减少和杜 绝差错，有“五个字”始终不能忘。即“快”，就是要有很强的时 间观念，做到话音一落就行动，反应要快，快速思考对策、 拿出方案；动作要快，在最短时间内进入实质性操作；情况 反馈要快，及时请示汇报进展情况和过程中出现的矛盾问题。 如果拖拖拉拉、磨磨蹭蹭，往往会事倍功半，把简单的事情 办得复杂化，把一件事拖成两件或多件。“准”，就是要做到掌 握情况准确无误，汇报情况实事求是，请示和答复问题要言 之有据，不说没有依据的话，不说没有经过核实的话。“细”， 就是胆大心细，关注细节，无论是什么事情，都要想周到、 想具体、想细致，多问几个为什么，多设想几套方案，多搞 几遍推演，多深入一线，多来几个“回头看”，尽量避免使用“大 概”“也许”“可能”等模糊概念，应尽量去除“上有领导把关，下 有机关和基层落实，不会有啥问题”等侥幸心理，做到每一步 协调都有细化的计划，都有留有余地的时间节点，都有具体 的工作对象，都有明确的责任区分，使整个协调工作运作起 来严丝合缝、不丢三落四。“严”，就是严密、完整，办文、办 事过程要反复校对、严格把关，避免粗疏错漏；每件事办完 之后要及时向领导反馈，做到件件有着落，事事有回音；要 养成勤于记录的习惯，办任何事情都应有记载，以备有案可 查。“实”，就是要做到态度老实，树立对工作极端负责的精神， 耐得住寂寞，乐于牺牲奉献，办事不张扬，低调做人，勤勤 恳恳办好每一件事；作风扎实，提倡“事必躬亲”，什么事情都 要亲自看一看、试一试、跑一跑，决不能当“甩手掌柜”、搞遥 控指挥；工作务实，落实到每个环节、每个部位、每个人头， 确保每项工作都能落实到底到边，决不能出现虎头蛇尾、只 看过程不问结果的现象。