如何做好接待工作

如何做好接待工作

如何做好接待工作 随着形势的发展变化和各级领导作风的不断改进，党政机关上下之间、内外之间的联系越来越广泛，做好接待工作，已成为各级机关的一项重要工作，这种情况要求我们每个机关干部必须具备一定的接待工作知识。‎ 一、做好接待工作有哪些重要意义 接待工作是一个单位的门面，是透视一个单位作风的窗口，也是联系和增进感情的纽带。搞好接待还是为上级领导机关和来访者创造良好工作环境的前提。作为一名机关干部，决不能把接待工作看作是小事，而应当把它当作一件事关单位荣誉和建设的重要工作，以高度负责的态度认真做好。针对接待对象的民族、地位、职业、习惯等特点，因人而异，从细微处入手，开展人性化服务，是做好接待服务工作的关键。因此，新形势下的公务接待工作不是全局却事关全局，不是中心却牵动中心。用七个字来概括它，就是“形象、环境、生产力”。说是“形象”，因为它可以充分展示一个地方的精神面貌；说是“环境”，因为它是一个地方投资环境的重要组成，而且是服务环境的展示窗口；说是“生产力”，因为它能聚集人气，获得政策，赢得支持。‎ 二、接待工作的种类 接待工作种类很多。按对象分，有对上级领导机关的接待，有对地方领导和群众的接待，有对友邻单位和部属的接待;按规模分,有对团体的接待，有对工作组的接待和对个人的接待；按准备时间分，有预先准备的接待，有仓促准备的接待，有毫无准备的接待。‎ 三、接待工作的一般程序和主要内容 就某一次接待来说，通常分三个阶段进行：准备阶段，实施阶段和收尾阶段。以接待上级领导机关工作组为例，在每次接待的三个阶段中，一般要做好以下工作。‎ ‎1.了解情况。当受领接待任务后,首先弄清对方的人数、职务、乘坐车种（车次）、航班到达时间、来的意图、可能停留的时间及我方领导在接待方面的意图和要求。‎ ‎2.安排食宿。根据了解到的情况，及时与管理部门一起相应地安排房间，并督促服务人员搞好室内卫生，准备好冷热水等；根据已确定的伙食标准，预先通知管理部门和招待所,安排好就餐。‎ ‎3.接站（机）。根据客人乘座的车次（航班）时间，提前到车站（机场）迎接，帮助客人拿好行礼，引导客人出站乘车。‎ ‎4.迎接。事先在来人预定到达的位置等候，客人到达后，要热情相迎,主动作自我介绍，引导客人到宿舍洗漱和休息。‎ ‎5.引见。客人安排就绪后，及时向单位有关首长报告，双方领导 接触时，必要的情况下,接待人员要向对方介绍我方领导的身份。‎ ‎6.掌握活动情况。了解和征求上级领导来到后活动的方式和工作安排，做到心中有数。‎ ‎7.准备好活动场所。事先通知双方有关人员，督促我方服务人员搞好保障。‎ ‎8.就餐。计算好就餐人数，并事先通知我方陪餐人员，必要时要安排好就餐桌次和坐次。‎ ‎9.安排好课余活动。根据客人的兴趣爱好，提前考虑安排好课余时间的文娱活动。‎ ‎10.预定返程票。提前了解客人离去的日期，预定好车票。‎ ‎11.送行。预先准备好车辆,通知我方领导送行。‎ ‎12.通知接站单位。及时通知客人去往单位迎接。‎ ‎13.做好收尾工作。及时与有关部门结清账目，做到客人送走，事情办完。如果上级领导还要在本单位活动一段时间,并到所属单位视察或调研,要提前通知所去单位，并将所去意图、活动时间安排、是否食宿等问题交待清楚，使客人所去的单位提前做好准备。同时，随从人员要做好服务保障工作。‎ 四、接待原则 细节决定成败，细节见精神、细节出品碑。做好接待工作要有强烈的细节服务意识，有慎密的细节服务精神，从细节抓起，抓好细节。要树立“贴近客人，把客人当亲人”的理念，带着感情做接待，主动了解客人的需求，想客人之所想，急客人之所急，以客人满意为荣，以客人满意为乐。尽力缩短自己与客人之间的心理距离，使客人宾至如归、乐而忘返之感。同时注意一下原则：‎ ‎1.归口管理的原则：接待工作统一归口办公室管理，办公室具体承办接待工作。‎ ‎2.对口接待原则：省市部门、兄弟县市和县内各单位联系工作确需要接待的人员，由办公室按统一标准进行安排接待，相关领导和相关股室人员对口陪同。‎ ‎3.事前审批原则：所有接待事项，必须事先按规定的审批程序报批，未经批准不予接待。‎ ‎4.勤俭节约的原则：接待工作既要热情周到，礼貌待客，又要厉行节约，杜绝奢侈浪费。‎ ‎5.定点接待原则：根据不同接待对象，确定不同的接待地点进行定点接待。办公室要与定点单位订立接待协议，明确各自责任，规范接待管理。‎ 五、做好接待工作应注意的几个问题 无论什么样的接待，都要坚持做到热情、周到、朴实、勤俭。‎ ‎1.思想一定要端正。要注意克服几种不正确的观念:①等、靠的观念。有的同志往往把接待工作只看作是管理部门的事，工作缺乏主动性。实践证明，这种态度是做不好接待工作的，必须树立以我为主搞接待的观念。②低人一等的观念。把接待工作看作是一种侍候人的工作，感到不光彩，这是不正确的,必须树立服务光荣的观念。③只有钱多才能接待好的观念。认为满意靠钱买，没钱难接待。事实上,接待工作更多的是靠服务周到。应树立钱少更要接待好、也能接待好的观念。‎ ‎2.工作一定要很细。做好接待工作要脑勤、嘴勤、腿勤，要想得很细，做得很实。接待中许多问题往往都出在一个“粗”字上，所以，搞接待一定要细之又细，切不可粗枝大叶。‎ ‎3.态度一定要热情。不管来访者身份高低、“牌子”大小，一定要笑脸相迎，欢颜相送，使来访者有入门三分暖，好似“宾至如家”之感。‎ ‎4.接待要有针对性。接待工作是一门科学，有很多学问，被接待的人员兴趣不同、爱好各异，要有的放矢，区别情况,有针对性地搞接待。‎ ‎5.要很能吃苦。搞接待是个苦差事，人家休息自己忙，心累、腿累，辛苦又紧张，遇到一些矛盾和棘手问题，往往也很难处理，尽管 如此，稍有疏忽可能还要挨批评。这就要求接待人员既要有很强的吃苦精神，又要有不计名利的思想品质，只有这样，接待工作才能真正做好。‎